Vanliga frågor och svar Erasmus+

Ansökan

Vad är programhandledningen för Erasmus+?

I Erasmus+ programhandledning finns regler och villkor för olika programområden och projekt. Handledningen innehåller också viktig information för dig som söker, eller har frågor om ditt pågående projekt. Eftersom den är en och samma handledning för alla programområden och sektorer inom Erasmus+ behöver du inte läsa alla delar. Läs om ditt eller dina projekt i del B, och relevant information i övriga delar.

Programhandledningen är indelad i fyra delar:

Del A:  Allmän information om programmet Erasmus+  

• Innehåller exempelvis information om prioriteringarna, skydd, hälsa och säkerhet, spridning och genomslag

Del B: Information om olika insatser/projektformer

• Innehåller exempelvis villkor och regler för projekten inklusive budgetregler och bedömningskriterier för projekten.

Del C: Information till sökande

• Innehåller exempelvis information om att ansöka, om uteslutningskriterier, kontroller, medfinansiering och utbetalningar.

Del D: Ordlista

• Innehåller en generell ordlista och sektorsspecifik, exempelvis för ungdom och idrott. 

När är sista dag för att lämna in ansökan inom Erasmus+? 

Aktuella ansökningstider finns på sidorna för respektive programområde. Börja på den här sidan och klicka er vidare i programsidorna i vänstermarginalen.

Vem kan söka Erasmus+ Ungdom? 

I del B i programhandledningen framgår vilken typ av organisationer som är giltiga att delta i respektive programområden och projekt.

Det är inte möjligt att ansöka om finansiering som enskild individ. För dig som är ung och vill delta i EU-programmen kan du läsa om tips här.

I en del bidrag inom Erasmus+ ungdom kan en så kallad informell grupp av unga söka bidrag. Läs mer om informella ungdomsgrupper i ordlistan i del D av programhandledningen.

Vem kan söka Erasmus+ Idrott?

Inom Erasmus+ Idrott handlägger MUCF mobilitetsprojekt för personal inom idrottssektorn. Bidraget är tänkt för offentliga eller privata organisationer som är verksamma inom idrott och fysisk aktivitet och som organiserar idrott och fysisk verksamhet inom breddidrotten (till exempel ideella organisationer, lokala offentliga myndigheter, idrottsklubbar).

Bidraget kan även sökas av en idrottsorganisation som inte är aktiv inom breddidrotten om personalens deltagande gynnar breddidrotten (till exempel en internationell organisation).

För detaljerad information om vem som är berättigad att ansöka om finansiering genom Erasmus+, läs programhandledningen för Erasmus+.

Vilka länder kan delta i ett Erasmus+ projekt? 

I del B i programhandledningen framgår vilka länder, utöver EU:s medlemsländer, som är giltiga att delta i respektive programområden och projekt.

Det kan förekomma begränsningar i hur stor del av budgeten som kan gå till olika regioner, enligt EU-kommissionens bestämmelser.  

Hur hittar jag en partnerorganisation? 

Ni kan söka efter partnerorganisationer via databasen Otlas.

Otlas - The Partner-Finding Tool

Ska vi söka budget för alla partnerorganisationer?

Ja! Inom Erasmus+ ungdom* måste ni söka budget för var och en av alla deltagande organisationer för att de ska räknas som en del av projektet. Om budget inte söks för alla projektets organisationer kan det leda till formellt avslag av ansökan, eller att partnerorganisationer ni inte har sökt budget för tas bort från projektet.

Detta gäller endast för ordinarie aktiviteter och inte för aktiviteten förberedande besök. Se budgetregler i bidragens del B i programhandledningen för Erasmus+.

* Gäller för Projekt för att öka ungas delaktighet/Ungdomsverksamhet, Mobilitetsprojekt för ungdomsarbetare och Mobilitetsprojekt för unga - ungdomsutbyten

Vad innebär det "att vara bosatt i Sverige"?

För att vara en giltig svensk deltagare i ett ungdomsutbyte krävs det enligt programguiden för Erasmus+ att man är bosatt i Sverige. MUCF:s definition av ”bosättning i Sverige” är att en person är folkbokförd i Sverige eller att en person under längre period (som regel minst sex månader) och under stadigvarande förhållande lagligen bor i Sverige. Definitionen baseras på förtydliganden från EU-kommissionen och går även i linje med Skatteverkets definition på vad det innebär att vara bosatt i Sverige. MUCF kontrollerar på slutrapportsnivå huruvida rapporterade svenska deltagare i Erasmus+ projekt är folkbokförda i Sverige.

Hur ansöker vi om inkluderingsstöd för deltagare med begränsade möjligheter?

Om ni har deltagare som på olika sätt har begränsade möjligheter att delta i programmen kan ni ansöka om budgetkategorin inkluderingsstöd. Inkluderingsstödet är uppdelat i två delar:

• Inkluderingsstödet för organisationer är ett schablonbelopp som ni får per deltagare med begränsade möjligheter som deltar i projektet. I ansökningsformuläret fyller ni i hur många deltagare med begränsade möjligheter som ni beräknar kommer delta i projektet, och inkluderingsstödet för organisationen räknas ut automatiskt.
• Inkluderingsstödet för deltagare är bidrag för ytterligare kostnader som är direkt kopplade till deltagare med begränsade möjligheter och deras särskilda behov. I ansökningsformuläret fyller ni i vilka ytterligare kostnader ni beräknar att ni kommer ha kopplat till deltagare med begränsade möjligheteter. Om ni inte beräknar att ni kommer ha några ytterligare kostnader behöver ni inte fylla i något där.

Vid slutrapporteringen ska ni lämna in ett intyg där ni rapporterar in vilka deltagare som omfattas av inkluderingsstödet för organisationer samt en kort motivering till hur bidraget har använts.

När det gäller inkluderingsstödet för individer behöver ni lämna in kvittokopior för samtliga kostnader.

Läs mer om vad som avses med begränsade möjligheter i stycket om inkludering och mångfald i del A i programhandledningen, och del D, ordlistan.

Det finns ett resurscenter som stöder organisationer som genomför projekt med fokus på inkludering och mångfald. Här hittar ni tips och råd (på engelska): Salto Inclusion Education

Vad innebär medfinansiering inom Erasmus+?

I programhandledningens Del C finns ett avsnitt om medfinansiering där det framgår att ”bidrag beviljas endast vid medfinansiering”. I korthet innebär det att organisationer som genomför projekt inom Erasmus+ förväntas bidra med egna medel, medel genom andra insatser eller genom den tid som läggs på projektet. När bidraget ges som enhetskostnad, ett enhetsbelopp eller en schablon behöver ansökare inte redovisa någon medfinansiering. Kravet på redovisning av beviljade medel påverkas inte av detta.

Läs mer om medfinansiering inom Erasmus+ i del C i programhandledningen för Erasmus+.

Förändringar i projekt

Förändringar kan ske i alla typer av projekt och saker som är planerade kan falla samman. Det viktigaste ni som är ansvariga för ett projekt ska ta med er är att alltid kommunicera med MUCF om det uppstår förändringar, stora som små.  

Är det möjligt att byta partnerorganisation? 

Erasmus+ ungdom: Ja, det kan vara möjligt men kräver ett tilläggsavtal. Om ni behöver byta partnerorganisation ska ni mejla till erasmusplus@mucf.se och beskriva situationen. Inkludera projektnummer och diarienummer.

Erasmus+ Idrott: Eftersom partnerorganisationer inte förekommer i dessa projekt, utan endast värdorganisationer, som inte är en del av projektet går det bra att byta värdorganisation. Tänk på att syfte och innehåll i projektet måste vara detsamma som i ansökan som blev beviljad.

Vid byte av land att besöka eller partnerorganisation kan också budgeten påverkas vad gäller budgetkategorin resa och individuellt stöd. Ni kan aldrig beviljas mer medel under pågående projekt.

Vad gör vi om en deltagare får förhinder/måste göra avbrott i mobilitetsperioden eller om en aktivitet måste förkortas/ställas in på grund av omständigheter som ligger utanför vår kontroll? 

Om en deltagare får förhinder att delta i en aktivitet på grund av plötslig sjukdom eller om en aktivitet måste ställas in eller blir förkortad på grund av omständigheter som ligger utanför er kontroll kan detta betraktas som Force Majeure. Om det är att betrakta som Force Majeure kan uppkomna kostnader för mobiliteten/aktiviteter anses bidragsberättigade trots att de inte genomförts som planerat.

Projektägaren ska, så snart den aktuella situationen har uppstått, omgående kontakta MUCF för att ta reda på om Force Majeure är aktuellt. Om det bedöms vara aktuellt ska det rapporteras i Beneficiary Module i samband med slutrapporteringen. Ni behöver samtidigt kunna styrka med handlingar att ni har försökt få tillbaka kostnaderna på alla möjliga sätt, exempelvis genom avbokning, försäkring med mera.

Tänk därför på att se över försäkringar när ni bokar resor eftersom Force Majeure är en bedömningsfråga, och ingen garanti vid sena avhopp.

Är det möjligt att flytta kostnader mellan resekostnader och organisationsstöd inom en aktivitet? 

Möjliga budgetflyttar framgår av avtalen. Som regel finns en flexibilitet i budgetar som bygger på schablonbelopp, där budgeten kan anpassas i viss mån för att skapa kvalitativa projekt. Ni kan aldrig bli beviljade mer pengar än det som står i ert beslut.

I budgetreglerna i programhandledningen framgår vad varje budgetkategori avser bidra till, exempelvis resor och uppehälle. För budgetkategorier med faktiska kostnader redovisas dessa med kvitto/kostnad och dessa kostnader får inte användas till annat än vad som beviljats vid ansökningstillfället. Ändringar i projektet som färre deltagare eller kortare resor kan innebära att budget minskas, exempelvis för budgetkategorierna organisationsstöd, individuellt stöd och resor.

I projekt med klumpsummor, som i programområde 2 (KA2), ska beviljade medel användas kostnadseffektivt för att nå de resultat som är beskrivna i ansökan som blev beviljad. 

Är det möjligt att byta ort för aktivitet? 

Ofta går det bra att byta ort eller stad i samma land. Kontakta erasmusplus@mucf.se och meddela förändring. Skriv projektnummer och diarienummer i mejlet. Tänk på att byte av ort kan innebära att exempelvis budgetkategorin resor påverkas, om resan blir kortare. Slututbetalning baseras på faktiskt avstånd under aktiviteten, och ni kan aldrig beviljas mer pengar än vid beslut. 

Är det möjligt att byta datum för aktivitet? 

Ofta går det bra att byta datum för aktiviteten. Nytt datum måste vara inom ramen för den beviljade projektperioden. Kontakta erasmusplus@mucf.se och meddela förändring. Skriv projektnummer och diarienummer i mejlet. Tänk på att projekt inom Erasmus+ har fyra faser, där spridning, uppföljning och utvärdering ska hinnas med inom projektperioden, efter genomförd aktivitet.

Om ni inte hinner genomföra aktiviteten som planerat och projektperioden börjar ta slut kan det finnas möjligheter att förlänga projektperioden. Detta är en bedömningsfråga, och projektperioden kan aldrig överstiga maxantal månader enligt reglerna i programguiden det år projektet beviljades. Förlängning av projektperioden kräver ett tilläggsavtal. Kontakta erasmusplus@mucf.se och meddela förändring. Skriv projektnummer och diarienummer i mejlet.

Är det möjligt för en deltagare att resa till/från ett annat land än sitt hemland? 

Bidrag för resor beräknas på avstånd (var deltagare bor och dit den ska), hur personen tar sig dit spelar för vår del ingen roll. Det ni beviljas är ett schablonbelopp beräknat på avstånd mellan bostadsort och platsen för projektaktiviteten. Observera att det inte är möjligt att registrera två olika resvägar i ansökan eller i våra system. Syftet med resebidraget är att en deltagare ska få ekonomiskt stöd för resa till och från ett utbyte, inte för att kunna resa på en privat semester efter avslutat projekt.

Är det tillåtet att ersätta deltagare från ett land med deltagare från andra länder? 

Inom Erasmus+ Ungdom, inom programområde 1 där frågan kan uppkomma, är det tillåtet att ändra antalet deltagare per nationell grupp så länge det totala antalet deltagare inte överskrider vad som beviljades projektet på ansökningsnivå. Ni behöver också stämma av mot regler för minsta antalet deltagare per grupp eller per aktivitet.

Dessa regler framgår i respektive bidragsavsnitt i del B i programhandledningen.

Tänk också på att projektet inte får ändras så att syfte och/eller kvalitet ändras jämfört med den ansökan ni blev beviljade. För er egen skull kan det vara bra att ha denna typ av ändring dokumenterad. Kontakta erasmusplus@mucf.se och meddela förändring. Skriv projektnummer och diarienummer i mejlet.

 Slutrapportering/Beneficiary Module

Jag förstår inte hur jag lägger in särskilda kostnader i slutredovisningen? 

Alla särskilda kostnader ska läggas in i respektive mobilitet på respektive person (exempelvis för visumkostnader eller särskild hjälp/stöd till en individ). Om det inte finns någon given person som är kopplad till särskilda kostnader så får ni lägga alla kostnader på en lämplig person någonstans i projektet som finns i mobiliteten.

Glöm inte att bifoga kvitton för redovisade utgifter i samband med att ni skickar in slutrapporten. MUCF kommer bara ta hänsyn till, och eventuellt bevilja, de kostnader som är redovisade med kvitton. 

Generellt

Hur ger jag MUCF feedback om ett projekt som jag har deltagit i?

Du är välkommen att kontakta oss. Du når oss enklast via mail, erasmusplus@mucf.se. 

Jag är missnöjd med ett beslut som ni har fattat i mitt ärende. Hur går jag vidare med detta?

Du kan begära att vi omprövar ett administrativt beslut om du bedömer att det påverkar er organisation negativt, till exempel sänkt budget, krav på återbetalning, ej godkända aktiviteter/deltagare eller andra justeringar vi gjort i en ansökan eller slutrapport. Den kvalitativa bedömningen av en projektansökan kan ej omprövas, det vill säga den poäng som en ansökan fått och hur den har bedömts gentemot andra ansökningar.

Om du har fått avslag på din ansökan och har frågor är du välkommen att kontakta oss via mail. Begäran om omprövning skickas via mail till registrator@mucf.se. Skicka även en kopia till erasmusplus@mucf.se.

Begäran ska innehålla uppgifter om vilket program det berörda projektet gäller, projektkod och projekttitel. Redogör även för vilket beslut du vill ha ändrat samt motivera varför och på vilket sätt du vill att det ska ändras.

Eventuella bilagor som styrker de uppgifter du lämnar ska bifogas. Din begäran måste komma in inom den angivna tidsfristen, tidsfristen framgår vanligtvis av beslutet. I regel är det tre veckor från det att ni tagit del av beslutet. För formellt avslag av en ansökan ska begäran om omprövning inkomma inom sju dagar.