Hoppa till huvudinnehåll
 

Slutrapportering

För att slutrapportera ert projekt inom Erasmus+ och Europeiska Solidaritetskåren ska ni använda ett online-verktyg som heter Mobility Tool+.

Film om slutrapportering

Observera att vissa uppdateringar av programmet har gjorts sedan filmen skapades och därför kan det skilja sig något.

 

Tillgång till Mobility Tool+

När ert projekt blivit godkänt och ni har undertecknat och skickat in avtalet till Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor, MUCF, gör vi ert projekt tillgängligt i Mobility Tool+. Projektets kontaktperson får då ett e-postmeddelande om detta.
Det är endast kontaktpersonen samt den som är juridiskt ansvarig för projektet som kan logga in i Mobility Tool+ första gången.

Logga in i Mobility Tool+

För att kunna logga in måste din e-postadress vara kopplad till ett användarkonto, EU-login, vilket du enkelt kan skapa om du inte har det. Om du är den person som också registrerade er organisations OID (tidigare PIC) har du redan ett EU-login och kan använda det för att logga in. 

Logga in i Mobility Tool+ eller skapa ett EU-login

Första gången du är på den här webbsidan ska du välja ”External”. När du har loggat in första gången kan du själv ge flera personer tillgång till projektets konto i Mobility Tool+, ifall det till exempel är någon annan som ska hjälpa till att rapportera.

Registrera information i Mobility Tool+

I Mobility Tool+ har en del data från er ansökan lagts in automatiskt, men andra uppgifter måste ni skriva in manuellt. På fliken ”Mobilities” fyller ni i all information som har med deltagarna att göra. Där ska ni registrera samtliga deltagare i projektet som ni begär bidrag för. Det innebär att ni ska registrera både deltagare, ledare, eventuella experter och medföljande personer.
Ni kan registrera deltagarna antingen genom att ni fyller i deltagarnas uppgifter en i taget, eller genom att använda en Excelfil (csv-fil) som ni sedan importerar alla deltagare ifrån på en gång. Om projektet har mer än 15 deltagare är det mycket tidsbesparande att använda importfunktionen. Följ instruktionerna i manualen för att göra detta.

Manual för Mobility Tool+ (på engelska)

Tänk på att ange ett och samma aktivitetsnummer (Activity No.) för alla deltagare inom en aktivitet. Har ni bara genomfört en aktivitet så ska alla deltagare ha aktivitetsnummer A1. Har ni gjort till exempel ytterligare ett ungdomsutbyte inom projektet så ska dessa deltagare ha aktivitetsnummer A2 och så vidare.
När ni har fyllt i all fakta under fliken ”Mobilities” är beloppet på det bidrag ni har rätt att få uträknat på fliken ”Budget”. Om det inte verkar stämma med vad ni förväntar er, gå tillbaka till fliken ”Mobilities” och gör eventuella korrigeringar där.

Skapa ett formulär för slutrapporten

När ni har registrerat alla deltagare och projektet är slut, är det dags att skapa själva formuläret för den beskrivande delen av slutrapporten. På fliken ”Reports” klickar ni på knappen ”Generate Beneficiary Report” vilket skapar ett online-formulär där ni ska besvara ett antal frågor om hur ni har genomfört projektet. Det går bra att spara ett utkast och fortsätta senare. Ni måste fylla i alla obligatoriska textrutor innan ni kan skicka in slutrapporten.

Under rubriken ”Annexes” ska ni bifoga följande filer:

  • Signerad deltagarlista med namn, födelsedatum och e-postadress. Mall för deltagarlista på engelska
  • Aktivitetsschema för varje aktivitet. 
  • Eventuella inskannade kvitton eller intyg för kostnader under budgetposterna som inte baseras på schablonbelopp (såsom ”Exceptional Costs” och ”Complementary Activities”).

När det är klart, tryck på knappen ”Start Submission Process”. Här behöver ni ladda ner dokumentet “Declaration of Honour” som ni ska fylla i, signera och bifoga.
Tryck därefter på ”Next step”. Fortsätt trycka på ”Next step” eller ”Accept” tills ni kommer till rutan med knappen ”Submit Beneficiary Report”.
När ni trycker på den skickas slutrapporten in till Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor. Ingenting ska skickas per post.

Spara vissa kvitton

Till slutrapporten ska ni bara bifoga inskannade kvitton för kostnader inom budgetposter som inte baseras på schablonbelopp, som ni har fått bidrag för (såsom ”Exceptional Costs” och ”Complementary Activities”). De budgetposter som baseras på schablonbelopp behöver ni inte styrka med kvitton i slutrapporten (men ni måste spara underlagen för en eventuell framtida stickprovskontroll eller revision).

Manual

I nuläget finns endast en manual på engelska till Mobility Tool+.

Manual

Om ni har frågor om slutrapporteringen kan ni skicka dem till erasmusplus@mucf.se eller esc@mucf.se.

Att tänka på i korthet 

Declaration of Honour 

Declaration of Honour (DoH) ska undertecknas av sökande organisations firmatecknare/legal representative. Signaturen i DoH får INTE vara inklistrad i dokumentet – förtyckt namn och signatur ska självfallet överensstämma.

Kostnader som ska redovisas med kvitton

Eventuella kostnader ni beviljats för ”Exceptional Costs” och ”Complementary Activities” ska alltid redovisas med kvittokopior på slutrapportsnivå. Bifoga en sammanställning över kostnaderna där de aktuella summorna anges i euro. Omräkning till euro av kostnader som uppkommit i andra valutor måste göras av stödmottagaren. Omräkning ska göras till den månatliga växelkurs som fastställts av EU-kommissionen och som är tillgänglig via deras webbplats den dag då projektbidraget överfördes av MUCF till stödmottagarens bankkonto. För att omvandla kostnadernas växelkurs till euro ska EU-kommissionens valutaomvandlare användas.

Exchange rate (InforEuro)

OBS! Var noga med att spara kvitton på de inköp som görs med projektets medel eftersom dessa kan komma att krävas in för redovisning vid en eventuell fördjupad kontroll eller revision av projektet.

PASS/Volontärdatabasen

Vid genomförande av volontärprojekt, tänk på att lägga in deltagarna/volontärerna i PASS så snart som möjligt (i ESC31: Solidaritetsprojekt ska de läggas in redan i ansökningsstadiet).

Bifoga underskriven deltagarlista

Signerad deltagarlista med namn, födelsedatum och e-postadress ska bifogas för varje aktivitet.
Mall för deltagarlista på engelska

Uppdatera sammanfattningen med projektets resultat

Sammanfattningen ska innehålla information om hur projektet gick och skrivs i slutrapportsformuläret under del 2, ”Project Summary”. Den ska vara skriven på engelska, vara i rätt tempus, och kort beskriva hur projektet genomförts utifrån områdena ”Objectives” (måluppfyllelse), ”Activities” (sammanfatta de aktiviteter ni genomfört) samt ”Impact” (vilken effekt och påverkan projektet haft). 

Hör av er till MUCF vid ändringar 

Oförutsedda händelser i projekt kan alltid inträffa (till exempel flytt av aktivitetsdatum, byte av volontärer etc.) men då är det viktigt att höra av sig till handläggare på MUCF och få eventuella ändringar i projektet godkända. Detta för att inte riskera att göra otillåtna ändringar som kan leda till att organisationen blir återbetalningsskyldig av projektmedel.

Nyckelord
EU

Feedback