Visa upp ert EU-projekt – kommunicera smart, engagerande och inkluderande

Det handlar inte bara om att informera utan också om att engagera och skapa förståelse. 

I den här guiden vägleder vi er som fått EU-finansiering så att ni kan kommunicera om ert projekt på ett effektivt, inkluderande och hållbart sätt. Det är en förkortad version av EU-kommissionens guide: 

 – använd gärna den för djupare insikter.

Välkommen till er kommunikationsresa – vi tar det steg-för-steg! 

Planera er kommunikation

EU-projekt är ofta långsiktiga och involverar flera partners, därför är det viktigt att planera kommunikationen tidigt och dela upp arbetet i tydliga steg.

Programhandledningen är utgångspunkten, där ni kan läsa om de specifika reglerna för ert projektbidrag och ni får veta vad EU-kommissionen förväntar sig av er. Läs även noga delen som handlar om kommunikation, spridning och användning av projektresultaten.

Vad är vad?

Kommunikation: att informera om projekt och deras resultat, med mål att nå fram.

Spridning: att beskriva resultaten och se till att andra kan använda sig av dem.

Användning: att använda resultaten i policy eller praktik.

Tips

Skapa en kommunikationsstrategi. Utgå från det ni beskrev i er ansökan och utveckla strategin därifrån.

En kommunikationsstrategi behöver: 

• Tydliga mål - vad vill ni uppnå?
• Målgrupper - vem vill ni nå?
• Budskap - vad vill ni förmedla?
• Kanaler - hur vill ni säga det?
• Nyckeltal – bestäm ett sätt för att mäta kommunikationsarbetet.

Gör en kommunikationsplan. I den organiserar ni kommunikationsarbetet ni bestämt i strategin: strategin förklarar vad ni ska göra, planen förklarar hur. Ni utgår från de tidsramar, behov och resurser ni har. Försök vara så praktisk och specifik som möjligt – tänk veckor, månader, år.

Gör projektet synligt

Fundera över hur ni vill visualisera projektet i olika kanaler. Ifall projektet är väldigt stort och pågår länge, kan ni fundera på en egen logotyp och grafisk profil. Annars räcker det med bra bilder från projektets olika delar.

Programloggan är reserverad för att användas av de nationella programkontoren, men tydlig synlighet varifrån finansieringen kommer är ett krav i alla EU-projekt. 

Ni behöver berätta om projektet ”Medfinansieras av Europeiska unionen” eller ”Finansieras av Europeiska unionen” beroende på vilken typ av finansiering det rör sig om.  

Ladda ner EU-kommissionens guide om hur man använder EU-emblemet inom EU-programmen.

Tänk på tillgänglighet, inkludering och hållbarhet: Med tillgänglig design kan så många som möjligt kan ta del av och förstå ert projekt, och genom att sprida projektet i digitala kanaler sparar ni materiella resurser.

Berätta om projektet

Kommunicera från början: gör projektet till en berättelse och dokumentera allting som sker. Det fungerar som inspiration för både målgrupper och partners och det kommer även att vara ett bra stöd när det blir dags att slutrapportera ert projekt.

Notera skillnaden: att informera är att ge fakta – att berätta är att skapa engagemang.

Ni kan berätta om projektet i olika format: i webbtexter, nyheter, pressmeddelanden, sociala medier, eller olika typer av material som broschyrer eller affischer.

I er kommunikationsplan beslutar ni er för vilka format som är viktigast för ert projekt, beroende på er strategi: behöver ni använda alla format eller bara några?

Några allmänna skrivråd, oavsett format och kanal: Hållbarhet och inkludering är kärnvärden inom EU-kommissionen. Skriv därför helst digitalt och se till att era texter är tillgängliga med ett kortfattat och aktivt språk. Försök att ge era berättelser en tydlig struktur och minns att visuella inslag kan underlätta för läsaren.

Dela projektresultat

Framgångsrik kommunikation uppstår när ni når fram till målgrupperna, när ni engagerar dem och era projektresultat används.

Vad menas med projektresultat? Det är vad som finns kvar som bevis på att projektet ägt rum. Resultat kan vara allt från rapporter till erfarenheter.

Projektresultat är ett sätt att påverka, antingen genom er projektpartners eller andra berörda aktörer. Ni visar att något har uppnåtts med projektet, ni sprider kollektiv kunskap och skapar samhörighet och nyfikenhet.

Det är viktigt att välja rätt kanal för att dela resultaten: Tänk på att olika kanaler fungerar på olika sätt och påverkar hur målgrupperna uppfattar budskapet.

Projektresultaten kan till exempel delas via webbplatser, i projektdatabaser, sociala medier, i press och vid fysiska evenemang.

På EU-nivå kan ni ladda upp resultaten i EU-kommissionens projektdatabaser (Project Results Platform) för Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren. I dessa databaser kan ni också själva hämta inspiration till ert projekt.  

Utvärdera er kommunikation

Det sista steget i er kommunikationsresa är att utvärdera hur det gick. Utvärderingen knyter samman allt från er kommunikationsstrategi: har ni uppnått era kommunikationsmål? Ni tittar på de nyckeltal som ni satt upp, till exempel vad gäller räckvidd, engagemang eller respons.

Det är nyttigt att under hela projektets gång följa upp kommunikationsstrategin och justera vid behov, ibland fungerar inte allt som man tänkt sig från början.

Följ upp lärdomar: En kommunikationsresa tar egentligen aldrig slut. Oavsett hur det gått, så är det alltid bra att dokumentera erfarenheterna. Fira alla framgångar stort men skriv även ned saker som fungerade mindre bra. Alla lärdomar räknas och de kan komma väl till pass nästa gång.