Hantera ekonomin när föreningen får bidrag

Bidragsgivare kan använda olika benämningar. Det kan till exempel handla om:

• organisationsbidrag eller motsvarande – ett mer generellt stöd till föreningens verksamhet 
• verksamhetsbidrag eller motsvarande – stöd som är knutet till en eller flera bestämda verksamheter 
• projektbidrag eller motsvarande – stöd till ett mer avgränsat projekt eller en tidsbegränsad verksamhet.

Vilka krav som gäller för hur pengarna får användas, följas upp och redovisas beror på villkoren för det aktuella bidraget.

Ta reda på vilka villkor som gäller för bidraget 

När föreningen får ett bidrag behöver ni ta reda på vilka villkor som gäller för just det bidraget. Det kan till exempel finnas villkor för:

• vad bidraget får användas till 
• vilken verksamhet eller vilka kostnader bidraget får finansiera 
• under vilken period pengarna får användas 
• hur budgeten ska följas 
• vad föreningen behöver göra om verksamheten, projektet eller budgeten förändras 
• vilka ekonomiska och andra underlag som behöver sparas 
• när och hur bidraget ska redovisas 
• om redovisningen ska granskas av en revisor 
• hur eventuella pengar som inte har använts ska hanteras.

Läs beslutet och övriga villkor innan ni börjar använda bidraget. Se också till att de som ansvarar för verksamheten och ekonomin känner till de villkor som berör deras arbete.

Planera hur bidraget ska användas 

Utgå från budgeten när ni planerar hur bidraget ska användas i verksamheten eller projektet. Budgeten hjälper er att hålla reda på vad pengarna är planerade att användas till och ger en grund för den ekonomiska uppföljningen.

Om samma verksamhet finansieras av flera bidrag eller andra intäkter behöver ni ha kontroll över vilka pengar som finansierar vad och vilka villkor som gäller för de olika bidragen.

• Planera ekonomin och gör en budget 

Se till att ekonomin går att följa 

Fundera redan från början på vilken information ni behöver kunna ta fram ur bokföringen. Det kan till exempel vara: 

• ekonomin för olika delar av föreningens verksamhet 
• ekonomin för ett särskilt projekt 
• hur ett visst bidrag har använts 
• hur mycket olika verksamheter kostar 
• budget och utfall för en verksamhet eller ett projekt.

Vad ni behöver kunna följa beror både på föreningens egna behov och på villkoren för eventuella bidrag. Organisera bokföringen så att ni kan ta fram den information ni behöver. Det kan till exempel göras med kostnadsställen eller annan märkning i bokföringen.

• Håll isär ekonomin i olika verksamheter och projekt

Följ ekonomin och hantera förändringar 

Följ regelbundet upp budgeten under bidragsperioden eller verksamhetsåret. Då kan ni se hur ekonomin utvecklas och om pengarna används som planerat.

Verksamheter och projekt utvecklas inte alltid exakt som planerat. Om ni behöver ändra verksamheten, flytta pengar mellan budgetposter eller använda pengarna på ett annat sätt behöver ni kontrollera vilka villkor som gäller. Ta reda på om förändringen: 

• ryms inom villkoren för bidraget 
• behöver dokumenteras 
• behöver meddelas till bidragsgivaren 
• behöver godkännas innan den genomförs.

Det finns ingen generell regel som gäller för alla bidrag. Utgå alltid från villkoren för det aktuella bidraget.

• Följ upp föreningens ekonomi och gör bokslut

Förbered redovisningen från början 

Ta redan när ni får bidraget reda på vilken redovisning som kommer att krävas. Genom att ha ordning på ekonomin och underlagen under hela bidragsperioden blir det lättare att redovisa bidraget. Bidragsgivaren kan till exempel vilja att föreningen visar:

• hur bidraget har använts 
• vilka intäkter och kostnader som hör till den verksamhet eller det projekt som finansierats 
• hur utfallet förhåller sig till budgeten 
• vilken verksamhet som har genomförts
• vilka ekonomiska underlag som finns 
• hur gemensamma kostnader har beräknats och fördelats.

Kontrollera också om bidragsgivaren kräver att redovisningen ska granskas av en revisor och vilka krav som i så fall gäller för granskningen.

• Revision i föreningen

Gör så här när ni hanterar ekonomi i bidrag

1. Läs villkoren 
   Ta reda på hur bidraget får användas och vilka krav som gäller. 
2. Planera hur pengarna ska användas
   Utgå från budgeten och bidragsvillkoren. 
3. Se till att ekonomin går att följa 
   Organisera bokföringen så att ni kan ta fram den information ni behöver. 
4. Följ upp och hantera förändringar 
   Jämför budget och utfall och kontrollera villkoren innan ni gör förändringar. 
5. Förbered redovisningen löpande 
   Håll ordning på ekonomin och de underlag som kommer att behövas.