Ekonomi i ideella föreningar – vanliga frågor och svar

Innan ni ansöker om statsbidrag

Vad behöver vi tänka på när vi sköter föreningens ekonomi? 

Det är viktigt att ha ordning på vilka pengar som kommer in och vad pengarna används till. Spara underlag, följ upp ekonomin regelbundet och se till att flera personer i styrelsen har insyn i ekonomin.

Vad är en budget? 

En budget är en plan över vilka intäkter och kostnader föreningen räknar med under en viss period. Den hjälper er att planera verksamheten och följa hur ekonomin utvecklas.

Vad är en intäkt och en kostnad? 

En intäkt är pengar som föreningen får, till exempel bidrag, medlemsavgifter eller deltagaravgifter. En kostnad är det som föreningen använder pengar till, till exempel lokaler, personal, resor eller material. 

Vad behöver vi tänka på när vi gör en budget för ett bidrag? 

Budgeten ska visa vilka intäkter och kostnader ni räknar med under bidragsperioden. Utgå från den verksamhet som bidraget ska användas till och kontrollera vilka kostnader bidraget får finansiera. Hur budgeten ska utformas beror bland annat på vilken typ av bidrag ni söker. 

Hur vet vi vilka kostnader vi får ha med när vi söker bidrag? 

Reglerna för vad ni får söka för skiljer sig mellan olika bidrag. Kontrollera vilka kostnader som får ingå, hur de ska beräknas och om det finns begränsningar. För projektbidrag är vanliga kostnader exempelvis löner, resor eller administration.  

När ni har fått bidrag 

Vad behöver vi kontrollera innan vi börjar använda bidraget?

Läs beslutet, den godkända budgeten och övriga villkor. Kontrollera vad pengarna får användas till, vilken period som gäller, vilka underlag som ska sparas och hur bidraget ska redovisas. Se till att alla som arbetar med verksamheten och ekonomin känner till villkoren. 

Behöver vi hantera pengarna från bidraget separerat från vår övriga ekonomi, eller kan de hanteras tillsammans?  

För vissa bidrag kan det krävas att bidragssumman redovisas separat i er bokföring. Det kan till exempel gälla vid projektbidrag, där ställer MUCF krav på att pengarna hanteras separat. Andra bidrag kan innehålla andra krav på redovisningen vid återrapporteringen. Det är därför viktigt att organisera bokföringen så att ni kan följa de intäkter och kostnader som hör till den bidragsfinansierade verksamheten. 

Det kan exempelvis göras med ett kostnadsställe, projektnummer, separata bokföringskonton eller annan märkning som gör intäkterna och kostnaderna möjliga att identifiera och följa upp. Kom ihåg att kontrollera vilka krav som gäller för det aktuella bidraget.

Måste bidraget finnas på ett separat bankkonto?  

Det finns inget generellt krav som gäller för alla statsbidrag. Ett separat konto kan vara ett villkor för vissa bidrag, medan det i andra fall räcker att bidraget kan följas separat i bokföringen. Kontrollera därför beslutet och bidragsvillkoren.  

Vilka ekonomiska underlag behöver vi spara – och vad behöver framgå av dem?

Spara all ekonomiska underlag, exempelvis fakturor, kvitton, avtal, lönespecifikationer och betalningsunderlag. Det ska gå att förstå vad pengar som kommer in eller betalas ut kostnaden gäller, när en kostnad uppstod, vilket belopp det handlar om och hur den hör ihop med verksamheten eller projektet. 

Hur bör styrelsen fördela ansvaret för betalningar, attest, bokföring och ekonomisk uppföljning?  

Bestäm tydligt vem som får beställa, betala, attestera och bokföra samt vem som följer upp ekonomin. Om möjligt bör inte en och samma person ensam hantera alla delar. Hela styrelsen har fortfarande ansvar för att följa organisationens ekonomi. 

Vad behöver en ny styrelse tänka på när den tar över ekonomin från föregående styrelse?  

Den nya styrelsen ansvarar för ekonomin från den dag den tar över. Den ansvarar normalt inte för ekonomiska beslut som en tidigare styrelsen fattat. När den nya styrelsen tar över är det viktigt att gå genom föreningens ekonomi och andra viktiga dokument. Kontrollera till exempel bokföring, bankkonton, obetalda räkningar och skulder, avtal, villkor för mottagna bidrag, och styrelseprotokoll. Om ni skulle hitta något fel är det viktigt att hantera det.  

Hur detaljerad behöver ekonomihanteringen vara i en mycket liten förening?

Rutinerna kan anpassas efter föreningens storlek, verksamhet och risker. Även en mycket liten förening bör ha en budget, spara kvitton och andra underlag, dokumentera betalningar och regelbundet stämma av bankkontot. Föreningen behöver också kontrollera om den är bokföringsskyldig enligt lag, vad stadgarna säger och om bidragsgivare ställer särskilda krav. En liten omsättning innebär inte automatiskt att föreningen kan bortse från stadgar eller bidragsvillkor.

Hur följer vi upp budgeten och bidragets ekonomi under bidragsperioden?  

Jämför regelbundet budgeten med de faktiska intäkterna och kostnaderna. Undersök avvikelser och bedöm om verksamheten behöver anpassas. Vänta inte tills bidraget ska redovisas.  

Vad gör vi med bidragspengarna om verksamheten förändras eller om vi behöver flytta bidragspengar mellan budgetposter?  

Kontrollera villkoren innan ni genomför förändringen. Det är inte ovanligt att det går att ändra i budgeten upp till ett visst belopp. Ta reda på om förändringen får göras, ska dokumenteras eller behöver godkännas av bidragsgivaren i förväg. Det kan exempelvis stå i beslutet ni fått från bidragsgivaren. Kontakta bidragsgivaren om ni är osäkra.  

Hur undviker vi att använda flera bidrag till samma kostnad? 

Märk kostnaderna så att det framgår vilket bidrag eller vilken finansiering de hör till. Om flera finansiärer delar på en kostnad ska fördelningen vara tydlig och dokumenterad. Kontrollera också vad varje bidragsvillkor säger om samfinansiering.  

Kan flera bidrag användas till samma kostnad?  

Ja, två bidrag kan ibland finansiera olika delar av samma kostnad eller aktivitet. Men det är viktigt att ta reda på om villkoren för bidragen godkänner det. Om flera bidrag används till samma kostnad eller aktivitet behöver det vara tydligt hur detta fördelas mellan bidragen.  

 Redovisning och revision  

Hur förbereder vi den ekonomiska redovisningen redan från början?  

Ta tidigt reda på så mycket som möjligt om vilka uppgifter och underlag som behöver lämnas in. Anpassa bokföringen och märkningen av underlagen efter kraven. Följ sedan ekonomin löpande så att ni inte behöver återskapa information när det är dags att redovisa.  

Vad menas med att redovisa faktiska kostnader? 

Det betyder att ni ska redovisa de kostnader som verkligen har uppstått. Bokförda kostnader ska kunna styrkas med underlag som till exempel kvitton eller fakturor.  

Vad gör vi om det finns bidragspengar kvar när bidragsperioden är slut?  

Kontrollera bidragsvillkoren genom att till exempel läsa beslut och bilagor till beslut, eller kontakta bidragsgivaren. Bidragspengar som blir över kan behöva betalas tillbaka.  

När behöver redovisningen granskas av en revisor – och vilken typ av revisor krävs?  

Det framgår av föreningens stadgar och villkoren för det aktuella bidraget. Föreningens ordinarie revisor väljs normalt enligt stadgarna, vanligtvis av årsmötet. Om bidragsgivaren kräver att en auktoriserad eller godkänd revisor granskar ett visst bidrag kan föreningen normalt anlita revisorn särskilt för den granskningen. Revisorn behöver då inte alltid vara föreningens ordinarie, årsmötesvalda revisor. Kontrollera stadgarna, beslutet och bidragsgivarens instruktioner för att ta reda på detta.  

Finns det en viss beloppsgräns för när en auktoriserad eller godkänd revisor krävs?  

Bidragsgivaren kan bestämma att ställa ett sådant krav, ibland kan det också stå vad som gäller i förordningen som styr bidraget. MUCF har exempelvis fem prisbasbelopp som gräns för vissa bidrag. Eftersom prisbasbeloppet ändras över tid motsvarar gränsen inte alltid samma belopp. Läs därför i beslutet och de aktuella redovisningsvillkoren.

Hur redovisar vi egen finansiering eller finansiering från andra bidragsgivare?  

Det ska vara tydligt vilka delar som finansieras med det aktuella bidraget och vilka som finansieras på andra sätt. Finansieringen ska gå att följa i budgeten och bokföringen. Samma kostnad får inte finansieras två gånger. Kom ihåg att kontrollera vilka krav som gäller för det aktuella bidraget. 

 Bokslut och ekonomiska rapporter  

Vad är bokslut?  

Ett bokslut är en sammanställning av föreningens ekonomi när räkenskapsåret är slut, alltså slutet för det året som föreningen redovisar sitt bidrag inom. Ett räkenskapsår är vanligtvis samma period som ett kalenderår, januari till december, men kan delas upp på andra sätt också, till exempel 1 juli till 30 juni. Detta kallas för brutet räkenskapsår. 

Bokslutet visar vilka intäkter och kostnader föreningen har haft samt vilka tillgångar och skulder som finns. Detta gör det lättare för styrelsen, medlemmarna och revisorn att förstå hur föreningens ekonomi ser ut och hur pengarna har använts.  

Vad är en upplupen intäkt eller kostnad?  

En förutbetald kostnad eller intäkt är en typ av periodisering. Det innebär att betalningen sker ett år, men att kostnaden eller intäkten hör till ett senare år. Till exempel kan föreningen få ett bidrag i december för ett projekt som börjar i januari. Bidraget kan då behöva redovisas som intäkt nästa år. På samma sätt kan föreningen betala en försäkring i december som gäller nästa år. Kostnaden hör då till nästa år.  

Vad är en förutbetald kostnad eller intäkt? 

En förutbetald kostnad eller intäkt är när en betalning sker i förväg, men kostnaden eller intäkten hör till ett senare år. Om till exempel föreningen får ett bidrag utbetalt i december men projektet som bidraget gäller börjar först i januari kan bidraget behöva redovisas som en intäkt under det kommande året. På samma sätt kan föreningen betala något i december som gäller nästa år, till exempel en försäkring. Kostnaden hör då till nästa år.  

När behöver föreningen göra avskrivningar?  

Avskrivningar kan bli aktuella när föreningen köper en tillgång som ska användas under flera år, till exempel utrustning. Då kan kostnaden behöva fördelas över flera år i stället för att redovisas helt under inköpsåret.  

Vad visar en resultatrapport?  

Resultatrapporten visar organisationens intäkter och kostnader under en viss period, oftast ett år. Den visar också om perioden har gett ett överskott eller underskott. Rapporten kan jämföras med budgeten för att upptäcka avvikelser. 

Vad visar en balansrapport?

Balansrapporten ger en bild av organisationens ekonomi vid en bestämd tidpunkt, till exempel på årets sista dag. Den visar bland annat vad organisationen äger (tillgångar) till exempel pengar på banken, vad organisationen är skyldig (skulder), till exempel obetalda fakturor eller lån, och hur mycket eget kapital som finns.  

Vad är skillnaden mellan en resultatrapport och en balansrapport?  

Resultatrapporten visar vad som har hänt med intäkter och kostnader under en period. Balansrapporten visar i stället organisationens tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt.

 Löner och ersättningar  

När behöver föreningen registrera sig som arbetsgivare?  

Det kan behövas när föreningen betalar ut lön, arvode eller annan ersättning för arbete. Innan en ersättning betalas ut bör ni kontrollera mottagarens F-skatt, ersättningens storlek och om föreningen ska göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter. 

• Skatteverkets vägledning om ersättningar i ideella föreningar  

När ska föreningen lämna en arbetsgivardeklaration?  

Om du betalar ut ersättning för arbete på 1 000 kronor eller mer per år till en person eller ett företag som inte är godkänd för F-skatt ska du arbetsgivarregistrera föreningen. En arbetsgivarregistrerad förening ska normalt lämna arbetsgivardeklaration. Där redovisas ersättningar och förmåner samt eventuell avdragen skatt och arbetsgivaravgifter. 

• Skatteverket: Betala ut ersättning i en ideell förening

Bidrag, sponsring och skatt  

När kan ett bidrag bli skattepliktigt?  

Bidrag och gåvor till den ideella medlemsverksamheten är normalt skattefria. Ett bidrag kan däremot bli skattepliktigt om det används för att täcka kostnader i en skattepliktig verksamhet. Kontrollera därför frågan hos Skatteverket.  

När kan sponsring bli skattepliktig?  

Sponsring innebär ofta att sponsorn får något i utbyte, exempelvis reklam, exponering, biljetter eller andra tjänster. Ersättningen kan då behandlas som en inkomst från försäljning och även omfattas av moms. Vad pengarna används till – exempelvis hyror eller resor – avgör inte ensamt om sponsringen är skattepliktig. Det viktiga är bland annat om sponsorn får en motprestation och om inkomsten hör till en skattepliktig verksamhet. Om sponsorn inte får någonting i utbyte kan betalningen i vissa fall i stället behandlas som en gåva eller ett bidrag. Dokumentera överenskommelsen och kontakta Skatteverket om bedömningen är osäker.