Revision i föreningen
Revision innebär att en revisor granskar föreningens verksamhet, ekonomi och styrelsens arbete.
Den revisor som granskar föreningens verksamhet, ekonomi och styrelsens arbete inför årsmötet utses på det sätt som det står i föreningens stadgar. Den ordinarie revisionen är en viktig del av föreningens demokratiska uppbyggnad och syftet är att medlemmarna ska kunna känna förtroende för att föreningens ekonomi har skötts på ett korrekt sätt och att styrelsen har följt de beslut som fattats i föreningen. Revision är därför en viktig del av föreningens demokratiska arbete.
Föreningen kan också behöva en särskild granskning av till exempel ett bidrag, en viss verksamhet eller ett projekt. Då kan det finnas krav på att granskningen ska göras av en godkänd eller auktoriserad revisor. Det kan också finnas krav på vad som ska granskas och hur granskningen ska genomföras. Vilka krav som ställs beror på de regler och villkor som gäller i det aktuella fallet.
Vad revisorn granskar inför årsmötet
Vid den ordinarie revisionen handlar granskningen inte bara om att kontrollera föreningens ekonomi. Revisorn granskar också hur styrelsen har utfört sitt uppdrag. Granskningen kan bland annat handla om att kontrollera:
- att bokföringen är ordnad
- att det finns verifikationer och andra underlag
- hur föreningens pengar har använts
- att styrelsen har följt föreningens stadgar
- att beslut från årsmötet har hanterats
För att revisorn ska kunna genomföra granskningen behöver revisorn få tillgång till de handlingar och underlag som behövs.
Revisorn behöver vara oberoende
Alla revisorer behöver kunna genomföra sin granskning självständigt. Revisorn får inte ha egna intressen eller andra kopplingar som kan påverka granskningen eller förtroendet för den.
Den revisor som granskar styrelsens arbete inför årsmötet kan vara medlem i föreningen men ska vara oberoende i förhållande till det som ska granskas. Revisorn ska till exempel inte ingå i den styrelse som revisorn ska granska.
För godkända och auktoriserade revisorer finns särskilda regler om opartiskhet och självständighet.
Revisionsberättelsen är ett underlag för årsmötet
Efter den ordinarie revisionen lämnar revisorn en revisionsberättelse till årsmötet. Revisionsberättelsen är revisorns formella rapport efter den ordinarie revisionen. Där redovisar revisorn sin bedömning efter granskningen. Revisionsberättelsen är ett av årsmötets underlag där medlemmarna bedömer hur styrelsen har skött sitt uppdrag och föreningens verksamhet och ekonomi.
I revisionsberättelsen uttalar sig revisorn också om styrelsen bör beviljas ansvarsfrihet. Det är dock årsmötet, inte revisorn, som beslutar om ansvarsfrihet.
En revisionsberättelse ska inte blandas ihop med den särskilda rapport eller det intyg som en bidragsgivare kan kräva när en revisor granskar ett visst bidrag.
Förbered den ordinarie revisionen
För att revisorn ska kunna genomföra granskningen behöver föreningens bokföring och andra relevanta handlingar vara ordnade och tillgängliga. Gör så här inför revisionen:
- Se till att bokföringen är klar
Kontrollera att räkenskapsårets ekonomiska händelser är bokförda och att bokföringen har avslutats på det sätt som gäller för föreningen. - Samla ekonomiska underlag
Se till att verifikationer och andra ekonomiska underlag finns sparade och går att koppla till bokföringen. - Ta fram de handlingar som revisorn behöver
Förbered ekonomiska rapporter, protokoll och andra relevanta handlingar som revisorn behöver för att granska föreningens verksamhet, ekonomi och styrelsens arbete. - Ge revisorn möjlighet att granska materialet
Se till att revisorn får tillgång till underlagen i tillräckligt god tid före årsmötet och möjlighet att få de upplysningar som behövs för granskningen. - Ta emot revisionsberättelsen
När granskningen är klar lämnar revisorn revisionsberättelsen inför årsmötet. - Låt årsmötet ta ställning till ansvarsfrihet
Årsmötet använder bland annat revisionsberättelsen som underlag när medlemmarna beslutar om ansvarsfrihet.
Följ upp föreningens ekonomi och gör bokslut
Särskild granskning av bidrag och verksamhet
När det ska granskas hur ett visst projekt och ett bidrag har använts behöver föreningen börja med att ta reda på vilka krav som gäller för granskningen. Kraven framgår vanligtvis i bidragsgivarens villkor och instruktioner för bidraget.
Villkoren styr vad revisorn ska granska och vilket uppdrag revisorn behöver få. Bidragsgivaren kan också ställa krav på vilken rapport eller annan dokumentation revisorn ska lämna, till exempel en särskild revisorsrapport eller ett revisorsintyg. Vilka begrepp som används och vad revisorn ska uttala sig om kan skilja sig mellan olika bidrag och bidragsgivare.
Olika typer av granskning kan genomföras enligt olika standarder. Det påverkar bland annat vad revisorn granskar, hur granskningen genomförs och vilken typ av slutsats eller rapport revisorn lämnar. Föreningen behöver normalt inte själv avgöra vilken revisions- eller granskningsstandard som ska användas. Det viktiga är att ta reda på vad bidragsgivaren kräver och ge revisorn tillgång till villkoren och instruktionerna för granskningen.
Ta reda på:
- vilken typ av revisor som ska göra granskningen
- vad revisorn ska granska
- vilken period granskningen ska omfatta
- vilka underlag revisorn behöver
- hur granskningen ska genomföras
- vilken rapport, vilket intyg eller annan dokumentation revisorn ska lämna
- när revisorns dokumentation ska lämnas
Planera för granskningen i god tid. Då kan föreningen anpassa ekonomihanteringen och dokumentationen så att den information och de underlag som revisorn behöver går att ta fram. Om föreningen behöver anlita en extern revisor är det också bra att göra det tidigt. Det kan vara svårt att hitta en revisor med kort varsel, särskilt i början av året när många föreningar behöver hjälp med revision.