Håll isär ekonomin i olika verksamheter och projekt

Det kan till exempel vara: 

• utbildningar 
• ungdomsverksamhet 
• kulturaktiviteter 
• projekt med bidrag 
• arrangemang och evenemang 

För att kunna följa upp ekonomin på ett tydligt sätt kan föreningen använda: 

• kostnadsställen 
• projektredovisning 

Kostnadsställen och projektredovisning används tillsammans med den vanliga bokföringen. Det betyder att: 

• ekonomiska händelser bokförs som vanligt 
• intäkter och kostnader kopplas till rätt verksamhet eller projekt

Det hjälper styrelsen att ta fram ekonomiska rapporter där det blir tydligt hur olika delar av verksamheten använder föreningens resurser. 

Kostnadsställen

Kostnadsställen används för att dela upp ekonomin mellan olika delar av verksamheten och för att kunna se hur resurserna används.

Genom kostnadsställen kan föreningen följa: 

• intäkter för olika verksamheter 
• kostnader för olika aktiviteter 
• resultat för olika delar av verksamheten 

Projektredovisning 

Projektredovisning används när föreningen vill följa ekonomin i en specifik del av verksamheten och hålla ordning på vilka intäkter och kostnader som hör dit. Det är vanligt när föreningen: 

• får verksamhets- eller projektbidrag 
• behöver redovisa pengar till bidragsgivare 
• samarbetar med andra organisationer 
• genomför tidsbegränsade aktiviteter 

Varför är projektredovisning viktig? 

Projektredovisning hjälper föreningen att skapa en tydlig uppföljning och minskar risken för fel. Det underlättar också redovisningen till medlemmar och bidragsgivare. Många bidragsgivare ställer krav på att föreningen ska kunna visa: 

• hur bidraget har använts 
• vilka kostnader projektet har haft 
• vilka aktiviteter som har genomförts 
• om projektet har följt budgeten

Om ekonomin inte är tydligt dokumenterad kan det bli svårt att redovisa projektet korrekt.

Ett exempel

En förening driver tre olika verksamheter: 

• ungdomsverksamhet 
• utbildningar för vuxna 
• ett integrationsprojekt som finansieras med statsbidrag

Styrelsen vill kunna följa upp hur mycket pengar som används inom respektive verksamhet och om de olika verksamheterna håller sina budgetar.

Föreningen skapar därför olika kostnadsställen i bokföringen: 

Kostnadsställe 100 – Ungdomsverksamhet 
Kostnadsställe 200 – Utbildningar 
Kostnadsställe 300 – Integrationsprojekt

När föreningen bokför kostnader kopplas de till rätt verksamhet. 

• hyra för ungdomslokalen bokförs på kostnadsställe 100 
• utbildningsmaterial bokförs på kostnadsställe 200 
• projektledarens arvode bokförs på kostnadsställe 300

Även intäkter kan kopplas till rätt verksamhet eller projekt: 

• deltagaravgifter för utbildningar registreras på kostnadsställe 200 
• projektbidrag från kommunen registreras på kostnadsställe 300

När verksamhetsåret är slut kan styrelsen ta fram rapporter och se hur mycket varje verksamhet har kostat, vilka intäkter verksamheterna har haft, om de olika verksamheterna har följt sina budgetar och hur bidragspengar har använts

Information är viktig för styrelsens ekonomiska redovisning men också bra att ha när föreningen ska planera framtida verksamhet.

Bestäm hur gemensamma kostnader ska hanteras 

En kostnad hör inte alltid till bara en verksamhet eller ett projekt. Det kan till exempel handla om: 

• lokaler 
• administration 
• bokföring
• IT 
• personal 
• andra resurser som används i flera delar av verksamheten.

Om en gemensam kostnad ska fördelas mellan olika verksamheter eller projekt behöver föreningen bestämma hur fördelningen ska göras.

Utgå från en princip som på ett rimligt sätt speglar hur resursen används. Det kan till exempel vara hur en lokal används eller hur arbetstid fördelas mellan olika verksamheter. Använd principen på ett konsekvent sätt och dokumentera hur ni har gjort.

Om en gemensam kostnad ska finansieras med bidrag behöver ni dessutom kontrollera att bidragsvillkoren tillåter kostnaden och vilka krav som finns på hur den ska beräknas och redovisas.