Statsbidrag

Statsbidrag – så funkar det! - En kortfilm som på två minuter förklarar vad statsbidrag är och hur de fungerar. Passar dig som är ny i föreningslivet.

Här nedanför får du en övergripande bild av hur statsbidrag som riktar sig till civilsamhället fungerar. Information om enskilda bidrag hittar du hos den myndighet som fördelar bidraget du är intresserad av.

Regeringen bestämmer vilka statsbidrag som ska finnas

Statsbidrag är statliga medel som används för att stärka viktiga samhällsfrågor. Processen börjar när regeringen beslutar att ett stöd behövs. Oftast tar de då fram en förordning som beskriver bidragets syfte, vilka villkor som ska gälla, vem som får söka och hur pengarna får användas.

Regeringen ger därefter en myndighet i uppdrag att förmedla bidraget och informera om hur ansökan går till. Organisationer ansöker genom att beskriva sin verksamhet och hur den bidrar till bidragets syfte. 

Myndigheten granskar ansökningarna utifrån de krav och villkor som gäller för bidraget. Man tittar bland annat på om organisationen uppfyller bidragets syfte, har förutsättningar att genomföra verksamheten och kan redovisa hur pengarna ska användas. Myndigheten fattar därefter beslut om vilka organisationer som beviljas bidrag. 

För vissa bidrag finns det fler sökande som uppfyller villkoren än det finns pengar att fördela. Då måste myndigheten prioritera de ansökningar som bäst bedöms uppfylla bidragets syfte, krav och eventuella prioriteringar som gäller för bidraget. 

Regeringen beslutar också vilka som kan söka ett statsbidrag

Vem som kan söka statsbidrag för civilsamhället beror på vilket bidrag det gäller. Vanligast är att bidrag vänder sig till ideella organisationer, registrerade trossamfund, stiftelser, eller studieförbund och folkhögskolor inom folkbildningen. För folkbildningen gäller särskilda regelverk och mål som Folkbildningsrådet informerar om. 

För statsbidrag krävs i många fall att organisationen har funnits under en viss tid. Det är vanligt att kravet är minst två år, men tidsgränsen kan variera mellan olika bidrag. 

Organisationen behöver också ofta ha styrande dokument såsom stadgar, ha genomfört årsmöten eller motsvarande beslutsmöten och kunna redovisa sin verksamhet och sin ekonomi på ett tydligt och tillförlitligt sätt. Det innebär bland annat att organisationen ska ha ordning på sin bokföring och kunna visa hur inkomster och utgifter har sett ut under tidigare verksamhetsår.

Vid ansökan granskar den bidragsgivande myndigheten ofta ekonomiska handlingar, till exempel resultat- och balansräkning, samt budget för den period som bidraget avser. Ofta ställer bidragets förordning även krav på att organisationen ska vara demokratiskt uppbyggd. 

De krav som ställs på organisationen ska synas där myndigheten beskriver bidraget och hur ansökan går till.

Det finns olika typer av statsbidrag som riktar sig till det civila samhället

Statsbidrag kan ha olika former beroende på bidragets syfte, målgrupp och villkor. De vanligaste bidragsformerna som riktar sig till civilsamhället är organisationsbidrag, verksamhetsbidrag och projektbidrag. 

Organisationsbidrag

Organisationsbidrag syftar till att stödja organisationer i deras vardagliga arbete. Bidraget ges för att det organisationen gör stämmer med bidragets syfte. Pengarna får då användas fritt till organisationens vanliga verksamheten. 

Verksamhetsbidrag

Verksamhetsbidrag ställer krav på att pengarna används för en specifik verksamhet som ingår i organisationens ordinarie verksamhet.

Projektbidrag

Projektbidrag är till för att regeringen vill stärka arbetet inom ett särskilt område. Det går till aktiviteter som organisationen inte gör i sin ordinarie verksamhet. Här söker man pengar för att kunna genomföra ett projekt under en viss period. Det finns många olika projektbidrag och vilka som går att söka kan variera mellan olika år. 

Vilka bidrag som kan sökas, och vilka krav som gäller, framgår alltid av respektive bidrags utlysning.

Så här går en ansökan till - för er som vill söka statsbidrag

Planera er ansökan i god tid. Flera dokument och uppgifter behöver samlas in och det kan ta tid. 

Läs på om det bidrag ni tänker söka

Läs igenom informationen om bidraget noga. Ta reda på:

• vilket syfte bidraget har,
• vilka krav som ställs på organisationer som får bidraget,
• vad bidraget får användas till.

Kontrollera att ni är behöriga

Se efter så att er organisation uppfyller alla krav och tillhör en organisationsform som kan beviljas bidraget.

Håll koll på viktiga datum

Kontrollera:

• när ansökan öppnar,
• när sista ansökningsdag är.

Sammanställ underlag till ansökan

Ta fram de handlingar och uppgifter som ska bifogas, till exempel:

• stadgar eller motsvarande styrande dokument,
• verksamhetsberättelse,
• ekonomiska underlag,
• uppgifter om antal medlemmar eller deltagare.

Kontrollera att dokumenten:

• gäller rätt år,
• uppfyller de krav som anges i ansökan.

Samla även in övriga uppgifter om organisationen som organisationsnummer, bankuppgifter och kontaktperson.

Kontrollera att handlingen är undertecknad av behörig person

Ta reda på vem i organisationen som är behörig att signera ansökan. Den som signerar intygar att uppgifterna i ansökan är korrekta.

Fyll i ansökan

Själva ansökan görs vanligtvis i bidragsgivarens digitala ansökningssystem. Var noga med att besvara alla frågor i formuläret. Ni behöver oftast beskriva:

• organisationens verksamhet och ändamål,
• hur verksamheten uppfyller bidragets syfte,
• hur bidraget ska användas,
• vilken målgrupp verksamheten riktar sig till,
• hur verksamheten ska följas upp,
• budget för den period bidraget avser.

När alla uppgifter är ifyllda och samtliga underlag är bifogade så skickar ni in ansökan.

Efter att ansökan har skickats in

När ansökningsperioden har stängt prövar myndigheten de ansökningar som har kommit in i tid utifrån de regler som gäller för bidraget. Det kan hända att myndigheten ber om kompletterande information från organisationen. När handläggningen är klar fattas beslut och organisationen får besked om ansökan beviljas eller avslås.

Exempel på vad en bidragsgivande myndighet granskar i en ansökan

Myndigheten granskar om organisationen uppfyller kraven för det bidrag som söks. Bedömningen görs både utifrån bidragets regelverk och organisationens förutsättningar.

Stämmer ansökan med bidragets syfte och krav? Når organisationen rätt målgrupp för bidraget och uppfyller den eventuella särskilda krav som geografisk inriktning, samverkan eller särskilda arbetssätt. 

Myndigheten undersöker också om organisationen är behörig att söka bidraget och om verksamheten stämmer med bidragets syfte. Det kan till exempel vara om organisationen har rätt organisationsform, hur länge den har funnits, hur den är styrd och organiserad samt om den har en demokratisk uppbyggnad. 

Myndigheten bedömer ansökan med stöd av de handlingar som organisationen har skickats in tillsammans med ansökan. Det kan vara stadgar eller motsvarande styrande dokument, verksamhetsberättelse, årsmöteshandlingar och ekonomiska underlag. Myndigheten kontrollerar att handlingarna är aktuella, gäller rätt period, är underskrivna av rätt person och att alla nödvändiga handlingar har skickats in och är korrekt ifyllda.

Det kan också vara aktuellt att granska en tidsplan om en sådan krävs, ansvarsfördelning, kontaktperson och vem som är behörig att företräda organisationen. I bedömningen kan även organisationens ekonomiska förutsättningar vägas in, till exempel om budgeten är rimlig, om kostnaderna hänger ihop med den planerade verksamheten och om bidraget planeras att användas i enlighet med bidragets syfte.

Slutligen kan myndigheten bedöma om organisationen har tillräcklig kapacitet att genomföra den verksamhet som ansökan avser. Om organisationen har fått statsbidrag tidigare kan även hur tidigare bidrag använts och redovisats ingå i bedömningen.

Det här behöver organisationen göra när ett bidrag har beviljats

De flesta bidrag kräver att organisationen redovisar hur pengarna har använts.

Beslutet om bidrag kan ses som en överenskommelse mellan organisationen och bidragsgivaren. Organisationen ska genomföra den verksamhet som ansökan gäller och följa de villkor som står i beslutet. Det handlar till exempel om vad pengarna får användas till och när de ska vara använda.

Eftersom det skiljer sig åt mellan olika bidrag och år när redovisningen ska ske bör en organisation som beviljats bidrag kontrollera vad som gäller och planera för redovisningen så att den kan lämnas in i tid.

Ofta ska organisationen lämna en rapport som beskriver vad som har gjorts och vilka resultat som har uppnåtts. I vissa fall ska även särskilda frågor redovisas som till exempel hur arbetsgivaransvar har hanterats. Organisationen behöver ha ordning på sin bokföring och till exempel kunna visa sin resultat- och balansräkning.

I många fall behöver bidraget redovisas separat från organisationens andra verksamhet. Redovisningen kan också behöva granskas av en revisor. För vissa bidrag krävs att granskningen görs av en godkänd eller auktoriserad revisor.

Om organisationen märker att den inte kan följa planen eller behöver göra förändringar, är det viktigt att ta kontakt med bidragsgivaren så tidigt som möjligt.