Lagar och regler för föreningens ekonomi

Ideella föreningar behöver följa olika lagar och regler när de hanterar sin ekonomi. Vilka regler som gäller beror på föreningens verksamhet och ekonomiska förutsättningar.

Det kan till exempel spela roll: 

  • vilken verksamhet föreningen bedriver  
  • hur omfattande föreningens ekonomi är  
  • om föreningen bedriver näringsverksamhet  
  • om föreningen säljer varor eller tjänster  
  • om föreningen har anställda eller betalar ersättning för arbete  
  • vilka bidrag eller andra stöd föreningen får.  

Regler och beloppsgränser kan förändras. Kontrollera därför alltid aktuell information hos den myndighet som ansvarar för frågan.

På den här sidan får ni en överblick över några av de regler som kan påverka föreningens ekonomi.

Bokföring, bokslut och arkivering

Ta reda på om föreningen är bokföringsskyldig: En ideell förening kan vara bokföringsskyldig enligt bokföringslagen. En ideell förening är bokföringsskyldig om den bedriver näringsverksamhet. Bokföringsskyldighet kan också uppstå om värdet av föreningens tillgångar överstiger den gräns som anges i bokföringslagen eller om föreningen är moderföretag i en koncern.

Att en förening får bidrag innebär inte i sig att föreningen blir bokföringsskyldig enligt bokföringslagen. Däremot kan den som beviljar bidraget ställa krav på hur föreningen ska dokumentera, följa upp och redovisa ekonomin. Kontrollera därför alltid villkoren för det aktuella bidraget. Om föreningen är bokföringsskyldig behöver den bland annat: 

  • bokföra ekonomiska händelser löpande  
  • se till att det finns verifikationer till bokföringen  
  • spara räkenskapsinformationen enligt gällande regler 
  • avsluta den löpande bokföringen efter varje räkenskapsår.  

Även en förening som inte är bokföringsskyldig enligt bokföringslagen behöver ofta ha ordning på sin ekonomi. Det behövs bland annat för att styrelsen och medlemmarna ska kunna följa ekonomin och för att föreningen ska kunna uppfylla villkor för exempelvis bidrag.

Bokföringsnämnden beskriver när ideella föreningar är bokföringsskyldiga och vilka redovisningsregler som gäller.  

Avsluta bokföringen på rätt sätt 

En bokföringsskyldig förening behöver avsluta den löpande bokföringen efter varje räkenskapsår. Hur det ska göras beror på föreningens förutsättningar. Det kan handla om: 

  • förenklat årsbokslut  
  • årsbokslut  
  • årsredovisning.

Bokföringsnämndens information för ideella föreningar beskriver vilken form som får eller ska användas och vilka redovisningsregler som gäller. Där framgår bland annat att ett förenklat årsbokslut får användas under vissa förutsättningar och att större ideella föreningar ska upprätta årsredovisning.  

Om föreningen ska upprätta en årsredovisning behöver den också ta reda på vilka regler som gäller för årsredovisningen. Bolagsverket har en särskild årsredovisningsguide för ideella föreningar. 

Spara bokföringen och underlagen 

En bokföringsskyldig förening ska spara sin räkenskapsinformation i sju år. Informationen ska förvaras på det sätt som reglerna kräver och vara ordnad så att den går att hitta och använda under arkiveringstiden. Det gäller bland annat verifikationer och annan dokumentation som hör till bokföringen.

På Bokföringsnämndens sida för ideella föreningar (se länk ovan) finns mer information om bokföring och frågor och svar om arkivering.  

Skatt, moms och deklaration

Ta reda på vilka skatteregler som gäller: Att en förening är ideell betyder inte att alla inkomster automatiskt är skattefria. 

Inkomster från den ideella medlemsverksamheten, till exempel medlemsavgifter, bidrag och gåvor, är skattefria. För allmännyttiga ideella föreningar finns dessutom särskilda regler som kan innebära att även andra inkomster är skattefria. Ett bidrag som används för att täcka kostnader i en skattepliktig verksamhet kan däremot vara en skattepliktig inkomst. 

Vilka regler som gäller beror därför på vilken verksamhet föreningen bedriver och vilka inkomster den har. 

Kontrollera om föreningen ska redovisa moms: En ideell förening kan omfattas av regler om moms. Vilka regler som gäller beror bland annat på föreningens verksamhet och försäljning.

De flesta ideella föreningar är momsbefriade. En förening som är momsbefriad ska normalt inte ta ut moms på sin försäljning och får inte heller göra avdrag för moms på sina inköp. En förening som bedriver momspliktig verksamhet kan däremot behöva registrera sig för moms, ta ut moms och lämna momsdeklaration. Särskilda regler kan också bli aktuella vid exempelvis inköp från andra länder.  

Om föreningen säljer varor eller tjänster eller gör inköp från andra länder bör ni därför kontrollera vilka momsregler som gäller.

Kontrollera om föreningen behöver kassaregister: Om föreningen har skattepliktig försäljning av varor eller tjänster och tar betalt exempelvis kontant, med kort eller Swish kan den behöva använda kassaregister. Det finns undantag från kravet. Kontrollera därför hos Skatteverket vad som gäller för föreningens försäljning. 

Ta reda på vad föreningen ska deklarera: En ideell förening ska vanligtvis lämna Inkomstdeklaration 3 efter varje räkenskapsår. Vad föreningen behöver redovisa beror på vilken verksamhet den bedriver och vilka inkomster den har.

I vissa fall kan föreningen ansöka om att slippa lämna deklaration. Skatteverkets deklarationsguide hjälper föreningen att ta reda på vilka delar av deklarationen som ska lämnas och om det går att ansöka om befrielse från deklarationsskyldigheten.  

När föreningen betalar ersättning för arbete

Om föreningen betalar någon för arbete kan den få skyldigheter som arbetsgivare. Det kan till exempel handla om: 

  • lön  
  • arvode  
  • ersättning till en ledare eller utbildare  
  • förmåner  
  • kostnadsersättningar.  

Vilka regler som gäller beror bland annat på ersättningens storlek och om den som utför arbetet är godkänd för F-skatt. Föreningen kan behöva: 

  • registrera sig som arbetsgivare  
  • göra skatteavdrag  
  • betala arbetsgivaravgifter  
  • lämna uppgifter om ersättningen till Skatteverket.  

Skatteverket anger exempelvis olika regler beroende på ersättningens storlek och om mottagaren har F-skatt. Det finns dessutom särskilda regler för vissa ersättningar inom idrottsföreningar. Eftersom beloppsgränser och regler kan förändras bör ni kontrollera vad som gäller innan föreningen betalar ut ersättning.

Arbetsgivardeklaration och kontrolluppgift: När föreningen betalar ersättning för arbete kan den behöva lämna uppgifter till Skatteverket. Beroende på situationen kan uppgifterna lämnas i en arbetsgivardeklaration eller på en kontrolluppgift.

Om föreningen ska lämna arbetsgivardeklaration redovisar den bland annat ersättning som har betalats ut, avdragen skatt och arbetsgivaravgifter.

Kontrollera hos Skatteverket hur ersättningen ska redovisas. Samma ersättning ska inte redovisas både i en arbetsgivardeklaration och på en kontrolluppgift.

Resor, kostnadsersättningar och utlägg: En förening kan också ersätta personer för kostnader i samband med föreningens verksamhet, till exempel resor eller andra utlägg. Se till att det finns underlag som visar vad kostnaden gäller och hur stor ersättningen är.

Tänk på att reglerna kan skilja sig beroende på vad ersättningen avser. Kostnadsersättningar, till exempel traktamente och bilersättning, kan omfattas av särskilda skatteregler. Kontrollera därför vad som gäller för den aktuella ersättningen innan den betalas ut.

Bidrag kan ha egna villkor

Utöver lagar och andra generella regler behöver föreningen följa villkoren för de bidrag och andra stöd som den tar emot. Villkoren kan till exempel påverka: 

  • vad pengarna får användas till  
  • vilka kostnader som får ingå  
  • vilken period pengarna får användas under  
  • vilka underlag som ska sparas  
  • hur bidraget ska följas upp och redovisas  
  • om användningen av bidraget ska granskas av en revisor.  

Villkoren kan skilja sig mellan olika bidrag och bidragsgivare. Kontrollera därför alltid beslutet och villkoren för det aktuella bidraget. 

Börja med att ta reda på detta

När ni behöver ta reda på vilka regler som gäller för föreningens ekonomi:

  1. Kontrollera bokföringen 
    Ta reda på om föreningen är bokföringsskyldig, hur bokföringen ska avslutas och hur länge räkenskapsinformationen ska sparas.  
  2. Kontrollera skatt och moms 
    Ta reda på om föreningens verksamhet och inkomster innebär att föreningen ska betala skatt eller redovisa moms.  
  3. Kontrollera deklarationen 
    Ta reda på vad föreningen behöver lämna till Skatteverket.  
  4. Kontrollera reglerna innan ni betalar ersättning 
    Ta reda på vad som gäller för skatt, arbetsgivaravgifter och rapportering innan föreningen betalar ut lön, arvode eller andra ersättningar.  
  5. Kontrollera villkoren för bidrag 
    Ta reda på vilka särskilda krav som gäller för de bidrag eller andra stöd som föreningen får.  

Använd aktuell information från Bokföringsnämnden och Skatteverket. För föreningar som ska upprätta årsredovisning kan även Bolagsverket vara relevant. Om det är svårt att avgöra vilka regler som gäller i föreningens situation kan föreningen behöva ta hjälp av till exempel en revisor eller redovisningskonsult. 

Civilsamhället