Skapa intern kontroll över föreningens pengar

Fördela de ekonomiska uppgifterna 

Bestäm vem som ansvarar för olika ekonomiska uppgifter i föreningen. Det kan till exempel handla om vem som: 

• sköter bokföringen 
• gör betalningar 
• har tillgång till föreningens bankkonto 
• får godkänna inköp och kostnader 
• följer upp budgeten 
• sparar kvitton, fakturor och andra underlag

Skriv gärna ner hur ni har fördelat uppgifterna. Då blir det tydligt vem som ska göra vad och lättare att lämna över arbetet när personer byts ut.

Om det är möjligt är det bra att fördela uppgifterna så att samma person inte ensam hanterar alla delar av en ekonomisk händelse. Den som gör en betalning kan till exempel vara en annan person än den som godkänner den.

Bestäm vem som får företräda föreningen 

Firmatecknare är den eller de personer som har rätt att ingå avtal och skriva under andra handlingar i föreningens namn.

Kontrollera vad föreningens stadgar säger om firmateckning, vem som har rätt att utse firmatecknare och hur föreningens firma ska tecknas. Fatta beslut på det sätt som stadgarna anger och dokumentera beslutet i ett protokoll.

Stadgarna kan till exempel ange att firmatecknare ska utses av årsmötet eller av styrelsen eller att personer med vissa funktioner i föreningen är firmatecknare.

• Läs mer om stadgar, styrelsens ansvar och firmateckning under Demokratisk uppbyggnad 

Bestäm hur inköp och betalningar ska godkännas 

Bestäm vilka regler som ska gälla innan föreningen gör inköp eller betalar kostnader.

Attest innebär att en person kontrollerar och godkänner en kostnad eller betalning. Den som attesterar behöver kunna kontrollera: 

• att kostnaden hör till föreningens verksamhet 
• att inköpet eller kostnaden har godkänts 
• att beloppet och övriga uppgifter stämmer 
• att fakturan eller betalningen stämmer överens med avtal, beställning eller annat beslut, om ett sådant finns.

Se därför till att den som ska attestera också har tillgång till de underlag som behövs för kontrollen. Bestäm också vem som får göra betalningar och om vissa betalningar ska godkännas av ytterligare en person, till exempel betalningar över ett visst belopp.

Dokumentera ekonomiska beslut och underlag 

Spara underlag som gör det möjligt att följa vad föreningen har beslutat och hur pengarna har använts. Det kan till exempel vara: 

• kvitton 
• fakturor 
• avtal 
• kontoutdrag 
• protokoll med ekonomiska beslut.

Bestäm hur underlagen ska lämnas in, var de ska sparas och vem som ansvarar för att hålla ordning på dem. 

• Bokför föreningens ekonomi

Följ upp ekonomin regelbundet 

Bestäm när och hur föreningens ekonomi ska följas upp. Det kan till exempel göras i samband med styrelsemöten. Följ bland annat upp: 

• bokföring och budget 
• projekt och bidrag 
• betalningar och skulder 
• föreningens ekonomiska resultat

Om något avviker från det ni har planerat, ta reda på varför och bedöm om ni behöver göra någon förändring.

Följ också upp att föreningens rutiner för exempelvis betalningar, attest och hantering av underlag fungerar som ni har tänkt. 

• Följ upp föreningens ekonomi och gör bokslut 

Gör så här för att skapa intern kontroll

1. Fördela uppgifterna 
   Bestäm vem som sköter bokföring, betalningar, bankkonto, underlag och ekonomisk uppföljning. Fördela om möjligt uppgifterna så att samma person inte ensam hanterar alla delar. 
2. Kontrollera stadgarna och utse firmatecknare 
   Kontrollera vad stadgarna säger om firmateckning. Utse firmatecknare på det sätt som stadgarna anger och dokumentera beslutet. 
3. Bestäm hur inköp ska godkännas 
   Ha tydliga regler för vem som får göra inköp och vem som ska kontrollera och attestera kostnader. 
4. Bestäm hur betalningar ska göras 
   Bestäm vem som får göra betalningar och om vissa betalningar behöver godkännas av ytterligare en person. 
5. Bestäm hur underlag ska hanteras 
   Ha en rutin för hur kvitton, fakturor, avtal och andra ekonomiska underlag lämnas in och sparas. 
6. Följ upp rutinerna och ekonomin 
   Gå regelbundet igenom ekonomin och kontrollera att de rutiner ni har bestämt fungerar.