Periodiseringar och avskrivningar
När föreningen bokför intäkter eller kostnader som hör till ett annat eller flera räkenskapsår kan den behöva redovisa dessa under de perioder som de tillhör. Det kallas periodisering.
Föreningen kan också behöva göra avskrivningar på tillgångar som ska användas under flera år.
Periodisering – redovisa intäkter och kostnader under rätt period
Periodisering innebär att intäkter och kostnader bokförs under den period de tillhör, även om pengarna betalas in eller betalas ut vid en annan tidpunkt. Det betyder att:
- en kostnad ska redovisas det år verksamheten använder resursen
- en intäkt ska redovisas det år föreningen utför den verksamhet eller tjänst som lett till inkomsten
Betalningen behöver alltså inte ske samma år som kostnaden eller intäkten redovisas.
Varför behövs periodisering?
Syftet med periodisering är att bokslutet ska visa ett så korrekt resultat som möjligt för verksamhetsåret.
Utan periodisering kan resultatet bli missvisande. Ett år kan då se bättre eller sämre ut än det egentligen varit eftersom intäkter eller kostnader som egentligen hör till en annan period finns med i resultatet. Periodisering hjälper föreningen att:
- få en rättvisande ekonomisk bild
- jämföra olika verksamhetsår
- följa upp verksamheten på ett tydligare sätt
- fatta bättre ekonomiska beslut
Förutbetalda kostnader
Ibland betalar föreningen en kostnad i förväg för något som gäller nästa verksamhetsår. Det kan till exempel vara:
- lokalhyra
- försäkringar
- abonnemang
- utbildningar eller konferenser
Om kostnaden gäller nästa år behöver den periodiseras så att den redovisas under rätt period.
Upplupna kostnader
En upplupen kostnad är en kostnad som hör till verksamhetsåret men som ännu inte har betalats när bokslutet görs. Det kan till exempel vara:
- obetalda fakturor
- kostnader för el eller telefoni
- arvoden eller ersättningar som ännu inte betalats ut
Kostnaden behöver ändå tas med i bokslutet eftersom den hör till årets verksamhet.
Förutbetalda intäkter
Föreningen kan ibland få in pengar i förväg för verksamhet som ska genomföras under en senare period. Det kan till exempel vara:
- deltagaravgifter
- medlemsavgifter
- bidrag för framtida projekt eller aktiviteter
Om intäkten gäller nästa verksamhetsår behöver den periodiseras så att den redovisas under rätt period.
Upplupna intäkter
Det omvända kan också inträffa. Föreningen kan ha en intäkt som hör till räkenskapsåret men där pengarna ännu inte har betalats in. Det kan till exempel handla om ersättning för något som föreningen har genomfört under året men får betalt för först nästa år.
Intäkten kan då behöva tas med i det år som den hör till, även om betalningen kommer senare.
Avskrivningar – fördela utgiften för en tillgång över flera år
Avskrivningar används när föreningen köper något som ska användas under flera år. Det kan till exempel vara:
- datorer
- ljudutrustning
- möbler
- maskiner eller annan utrustning
I stället för att hela kostnaden tas upp direkt fördelas kostnaden över de år föreningen kommer att använda det som köpts. Det kallas avskrivning.
Varför görs avskrivningar?
Avskrivningar hjälper föreningen att:
- fördela kostnader över utrustningens användningstid
- få ett mer rättvisande resultat
- visa hur resurser används över tid
Det gör bokslutet mer rättvisande och gör det lättare att följa verksamhetens ekonomi.
Ta reda på vilka regler som gäller
Alla föreningar omfattas inte av samma krav på periodiseringar och avskrivningar. Reglerna beror bland annat på om föreningen är bokföringsskyldig och hur den ska avsluta den löpande bokföringen.
Bokföringsnämnden har särskilda redovisningsregler för ideella föreningar. Där kan ni ta reda på vilket regelverk som gäller för föreningen och vilka regler som gäller när bokföringen avslutas.