Bokför föreningens ekonomi
Bokföring innebär att föreningens ekonomiska händelser registreras och dokumenteras. Genom bokföringen går det att följa vilka pengar som kommer in, vilka kostnader föreningen har och vad pengarna används till.
Bokföring innebär att föreningens ekonomiska händelser registreras och dokumenteras. Genom bokföringen går det att följa vilka pengar som kommer in, vilka kostnader föreningen har och vad pengarna används till.
För att hålla ordning på bokföringen behöver ni spara underlagen och sortera händelserna på ett systematiskt sätt.
Varje gång pengar kommer in till föreningen eller används i verksamheten uppstår en ekonomisk händelse. Det kan till exempel vara:
- en medlemsavgift som betalas in
- ett bidrag som föreningen får
- en deltagaravgift som betalas in
- ett inköp av material
- en lokalhyra som betalas
- en faktura som föreningen betalar.
Spara underlag för det som bokförs
För varje ekonomisk händelse som bokförs behöver det finnas underlag som gör att det går att förstå och kontrollera vad som har hänt. De uppgifter som dokumenterar den ekonomiska händelsen utgör en verifikation. Underlaget kan till exempel bestå av:
- ett kvitto eller en faktura
- uppgifter om en in- eller utbetalning
- ett avtal, beslut eller annat dokument som visar vad den ekonomiska händelsen gäller.
Det behöver bland annat gå att se vad den ekonomiska händelsen gäller, när den inträffade och vilket belopp det handlar om.
För en medlemsavgift kan underlaget till exempel vara föreningens uppgifter om medlemmar och informationen om inbetalningen. Tillsammans kan dessa uppgifter göra det möjligt att se vem som har betalat, vilket belopp som har betalats och vad betalningen gäller.
Spara och håll underlagen ordnade så att det går att koppla dem till rätt händelse i bokföringen och hitta dem i efterhand.
Håll ordning på intäkter och kostnader
I bokföringen registrerar och sorterar ni föreningens intäkter och kostnader.
Intäkter är de pengar som kommer in till föreningen till exempel i form av medlemsavgifter, bidrag och deltagaravgifter.
Kostnader är de pengar som betalas av föreningen för till exempel lokalhyra, material och kostnader för aktiviteter.
Genom att skilja på olika typer av intäkter och kostnader går det att se var föreningens intäkter kommer från och vad föreningen använder sina resurser till.
De ekonomiska händelserna behöver också sorteras med hjälp av olika konton i bokföringen.
Sortera ekonomin med hjälp av konton
I bokföringen används olika konton för att sortera och hålla ordning på föreningens ekonomi.
Kontona kan till exempel visa vilka typer av intäkter och kostnader föreningen har, men också vilka tillgångar och skulder föreningen har.
Det kan till exempel finnas konton för:
- medlemsavgifter
- bidrag
- lokalhyra
- materialkostnader
- föreningens bankkonto.
De konton som föreningen använder sammanställs i en kontoplan.
När en ekonomisk händelse bokförs registreras den på de konton som berörs. Det kallas kontering.
Gör så här när ni bokför en ekonomisk händelse
Om föreningen till exempel köper material till en aktivitet för 1 000 kronor och betalar från föreningens bankkonto:
1. Kontrollera vad händelsen gäller
Kontrollera uppgifterna på underlaget och att de stämmer med inköpet och betalningen.
2. Registrera händelsen i bokföringen
Registrera den ekonomiska händelsen med de uppgifter som behövs för bokföringen.
3. Kontera händelsen på rätt konton
I det här exemplet registreras en materialkostnad på 1 000 kronor och att 1 000 kronor har betalats från föreningens bankkonto.
4. Spara kvittot eller fakturan och koppla underlaget till bokföringen
Underlaget visar vad föreningen har köpt, datum och belopp. Se till att kvittot eller fakturan går att koppla till den bokförda händelsen och går att hitta i efterhand.
På så sätt går det att följa vad föreningens pengar har använts till och hur betalningen har gjorts.
Välj hur ni ska sköta bokföringen
Föreningen kan använda ett bokföringsprogram eller sköta bokföringen manuellt. Ett bokföringsprogram kan göra det lättare att registrera ekonomiska händelser, hålla ordning på underlag och ta fram ekonomiska rapporter.
Det finns inget krav på att använda ett bokföringsprogram. Om föreningen bokför manuellt behöver bokföringen ändå uppfylla de regler som gäller och vara ordnad så att ekonomiska händelser och underlag går att följa. Tänk på att ni inte kan använda exempelvis Excel som bokföringsprogram, eftersom registrerade uppgifter där kan ändras i efterhand på ett sätt som inte uppfyller kraven på bokföringen.
Bokföringsnämnden har kostnadsfria dagboksblad som kan användas för manuell bokföring.