Planera ekonomin och gör en budget
En budget hjälper föreningen att planera sin ekonomi och fatta beslut om hur föreningens resurser ska användas. Budgeten är en plan över föreningens förväntade intäkter och kostnader under en viss period, vanligtvis ett verksamhetsår.
Var noga med att ta med kostnaderna för hela den verksamhet ni planerar. Då blir det lättare för styrelsen att bedöma vilka resurser som behövs och om föreningens intäkter räcker.
Kontrollera att föreningen har råd med det som planeras
När ni har uppskattat intäkter och kostnader kan ni se om ekonomin går ihop med den verksamhet föreningen vill genomföra.
Om de förväntade kostnaderna är större än intäkterna behöver styrelsen ta ställning till hur föreningen ska hantera det. Det kan till exempel innebära att föreningen behöver:
- prioritera mellan aktiviteter
- minska vissa kostnader
- hitta ytterligare finansiering
- använda pengar som föreningen redan har och som är tillgängliga för ändamålet
- förändra eller skjuta på delar av verksamheten.
Budgeten blir på så sätt ett underlag för styrelsens styrning, det vill säga styrelsens prioriteringar och beslut.
Besluta om budgeten
När budgeten är färdig behöver den beslutas på det sätt som föreningens stadgar anger. I många föreningar är det årsmötet som beslutar om budgeten för det kommande verksamhetsåret.
Följ budgeten under året
Budgeten är ett verktyg för föreningens styrning även efter att den har beslutats. Under året behöver styrelsen därför följa hur verksamheten och ekonomin utvecklas i förhållande till budgeten. Då kan styrelsen upptäcka avvikelser och bedöma om planeringen eller verksamheten behöver förändras.
- Exempel: Planera en utbildningshelg
En förening planerar att genomföra tre utbildningshelger under året. För att ta reda på om föreningen har råd börjar styrelsen med att uppskatta intäkter och kostnader.
Föreningen räknar bland annat med deltagaravgifter och ett bidrag från kommunen. Samtidigt beräknar styrelsen kostnaderna för lokaler, aktiviteter, resor, mat och boende.
Genom att samla de förväntade intäkterna och kostnaderna i en budget kan styrelsen bedöma om planerna är ekonomiskt realistiska. Under året kan styrelsen sedan jämföra budgeten med vad utbildningshelgerna faktiskt kostar och vilka intäkter föreningen får.
Exempel på hur en budget kan se ut
