4. Under projektet
Under tiden ni genomför ert EU-projekt så är det viktigt att ni dokumenterar vad som sker och att ni håller koll på att reglerna för bidraget efterföljs. Det här kommer att underlätta slutrapporteringen när projektet är över.
Stöd och uppföljning
Det är vanligt att det uppkommer frågor i samband med att projektet kommer igång. Det går alltid bra att kontakta MUCF - det är bättre att fråga om man är osäker än att gissa.
MUCF arrangerar årligen olika typer av kurser och webbinarier för att stötta projektägare i EU-programmen. Håll gärna regelbunden koll på vår Kalender för att inte missa ett bra evenemang.
Vi har samlat ett antal frågor om Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren som vi ofta får av projektägare:
Budgetanvändning och regler
Vid starten av ert EU-projekt kan det vara bra att kika på de villkor och avtal som hänger ihop med bidraget, samt redan i det skedet blicka framåt mot slutrapporteringen. På det sättet undviker ni eventuella överraskningar längre fram.
Delrapportering
För vissa projekt tillämpas uppdelad utbetalning av det beviljade bidraget. I dessa fall ska en delrapport lämnas in och godkännas av MUCF innan den andra utbetalningen kan genomföras.
- När krävs delrapportering?
Delrapportering krävs för:
- projekt med en projektperiod som är längre än 24 månader
- projekt där MUCF vid bedömningen av ansökan har identifierat svag finansiell eller operativ kapacitet.
Om ert projekt omfattas av delrapportering framgår det av ert bidragsavtal.
- När ska delrapporten lämnas in?
Delrapporten fungerar som en begäran om den andra utbetalningen av bidraget.
Ni ska lämna in delrapporten när ni har använt 70 procent av den första utbetalningen, dock senast det datum som anges i ert bidragsavtal.
Sista datum för delrapportering infaller normalt halvvägs in i projektperioden + 60 dagar.
- Hur lämnar ni in delrapporten?
Hur delrapporten ska lämnas in beror på vilken typ av projekt ni har:
- KA2-projekt: Delrapporten lämnas in via Beneficiary Module.
- KA1-projekt och projekt inom Europeiska solidaritetskåren: Delrapporten skickas till MUCF via e-post.
Efter den första utbetalningen skickar MUCF information om delrapporteringen och den blankett som används inom KA1 och Europeiska solidaritetskåren.
- Vilka bilagor ska skickas in tillsammans med delrapporten?
Bilagorna beror på varför ert projekt har fått en uppdelad utbetalning.
Om utbetalningen har delats upp på grund av att projektperioden är längre än 24 månader behöver ni endast bifoga en signerad "Declaration on Honour" tillsammans med delrapporten.
Om utbetalningen har delats upp på grund av svag finansiell eller operativ kapacitet ska ni, utöver en signerad Declaration on Honour, bifoga:
- årsredovisning, bokslut eller balans- och resultaträkning för det senast avslutade och fastställda verksamhetsåret
- engagemangsbesked per balansdagen för det senast avslutade verksamhetsåret
- projektredovisning för hela projektperioden fram till rapporteringstillfället, utskriven från organisationens bokföringssystem.
- Handläggningstid
MUCF handlägger delrapporten inom 60 dagar från det att den har kommit in. När delrapporteringen är godkänd kan nästa utbetalning av bidraget göras.
Engagemang och lärandemål
När ni inleder ett projekt eller en aktivitet inom Erasmus+ eller Europeiska solidaritetskåren, så behöver ni informera deltagarna att de har rätt att få ett intyg om sin medverkan. Intyget heter Youthpass.
Youthpass är dessutom mer än ett intyg eftersom det ger deltagarna ett sätt att dokumentera och reflektera över vad de lärt sig genom projektet. Detta kan vara till hjälp i framtida projekt eller när de söker jobb. Det är organisationen som ansökte om projektet som har ansvar för att utfärda Youthpass.
- Tips: Kolla in MUCF:s webbutbildningar
MUCF har ett antal olika webbutbildningar som kan vara nyttiga för kunskap eller inspiration, beroende på vad ert EU-projekt handlar om:
Spridning och synlighet
Redan i planeringsstadiet av er ansökan behöver ni börja tänka på hur ni ska kommunicera kring ert projekt och hur ni ska sprida resultatet av projektet till rätt mottagare. Vi har sammanfattat en kortare version av de krav och förslag som EU-kommissionen har på kommunikation:
- Tips: Video som berättar hur man kan påverka genom spridning av resultat
Den här videon (på engelska) förklarar hur ni kan komma igång.
Inför ansökan Ansökan Efter ansökan Efter projektet