Innan ni ansöker om EU-bidrag
För att kunna söka bidrag inom Erasmus+ eller Europeiska solidaritetskåren måste ni först skapa ett användarkonto och registrera er organisation i EU-kommissionens databas, Organisation Registration System. En organisation behöver bara registreras en gång och registreringen gäller under hela programperioden, det vill säga till och med 2027.
Vem som registrerar sig
Alla organisationer som ska delta i ett projekt ska vara registrerade. En organisation kan till exempel vara ett företag, en förening eller en kommun. Den som registrerar organisationen behöver inte vara organisationens kontaktperson i ansökan. Till exempel kommuner ska ha ett enda OID-nummer men kommer ofta att ha många projekt med olika kontaktpersoner.
Så här gör du för att registrera din organisation
1. Skapa ett användarkonto
2. Registrera organisationen
För att kunna ansöka behövs en kod, Organisation ID (OID). För att få koden registrerar ni uppgifter om er organisation i databasen Organisation Registration system. Har ni ett OID-nummer sedan tidigare har era uppgifter förts över till databasen automatiskt.
Om ni har ett PIC-nummer kan ni lätt söka upp ert OID-nummer i databasen ORS (Organisation Registration System). Uppgifterna i databasen ORS läggs automatiskt in i er ansökan. Se därför till att informationen om er organisation är uppdaterad och korrekt innan ni börjar fylla i ansökningsformuläret.
För att er OID ska bli certifierad måste organisationen ladda upp ett antal dokument i databasen:
Kommissionens formulär Legal Entity and Bank Account. Detta formulär ska signeras av organisationens firmatecknare. Bankuppgifterna i detta formulär ska verifieras med signatur och stämpel från banken. Om detta inte är tillgängligt, komplettera med ett aktuellt kontoutdrag där kontonummer och namn tydligt framgår och är samma som angivits i formuläret.
Ett dokument som bekräftar organisationens firmatecknare. Detta kan till exempel vara ett årsmötesprotokoll om ni är en ideell förening eller en delegationsordning om ni är en kommunal förvaltning. En informell grupp kan ladda upp en inscanning av ID-handling för gruppledaren.
Kontakta erasmusplus@mucf.se för certifiering av er organisation. Observera att certifieringen släpper om man ändrar något eller ladda upp nya dokument i ORS.
Hjälp att fylla i fält i databasen
I databasen Europa Authentication Service (ECAS) finns olika fält som ska fyllas i. Nedan har vi listat de fält vi får flest frågor om:
- Organisation type – det är viktigt att välja vilken typ av organisation ni är. Gå till rutan där ni väljer Framework Programme, välj fliken EAC och välj typ av organisation.
- Business Registration Number – ange ert organisationsnummer eller "not applicable".
- VAT-kod – är ingen obligatorisk uppgift. Det går bra att skriva "not applicable".
- Registration Authority – om ni inte vet, skriv "not applicable".
- Legal Form – går att välja "Unknown" eller lämnas fritt.
- Contact – organisationens kontaktperson.
- LEAR – används endast vid centraliserade ansökningar som skickas direkt till EU-kommissionen.