Slutrapportering

Tillgång till Mobility Tool+

När ert projekt blivit godkänt och ni har undertecknat och skickat in avtalet till Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor, MUCF, gör vi ert projekt tillgängligt i Mobility Tool+. Projektets kontaktperson får då ett e-postmeddelande om detta. Det är endast kontaktpersonen samt den som är juridiskt ansvarig för projektet som kan logga in i Mobility Tool+ första gången.

Logga in i Mobility Tool+

För att kunna logga in måste din e-postadress vara kopplad till ett användarkonto, EU-login, vilket du enkelt kan skapa om du inte har det. Om du är den person som också registrerade er organisations PIC, Participant Identification Code, så har du redan ett EU-login och kan använda det för att logga in.

Läs artikeln Registrera din organisation innan du ansöker.

Logga in i Mobility Tool+ eller skapa ett EU-login

Första gången du är på den här webbsidan ska du välja ”External”. När du har loggat in första gången kan du själv ge flera personer tillgång till projektets konto i Mobility Tool+, ifall det till exempel är någon annan som ska hjälpa till att rapportera.

Om du har problem med inloggningen läs mer i dokumentet: Om det inte fungerar att logga in i Mobility Tool+

Registrera information i Mobility Tool+

I Mobility Tool+ har en del data från er ansökan lagts in automatiskt, men andra uppgifter måste ni skriva in manuellt.

Under fliken ”Participants” lägger ni till de deltagare/volontärer som varit engagerade i ert projekt. Volontärer ska läggas in i Mobility Tool+ tre veckor innan aktiviteten startar, detta för att det ska finnas väl dokumenterat kontaktuppgifter och liknande vid händelse av en kris eller om MUCF behöver ta ut listor på samtliga volontärer.

För att få fram volontärerna för att koppla till aktuellt projekt behöver ni synka erbjudande och accept i PASS. Därefter är det möjligt att gå in på varje enskild deltagare och fylla i de uppgifter som är relevanta för den deltagaren och den aktivitet som deltagaren varit del i, ni ska även fylla i alla kostnader kopplade till den enskilda deltagaren eller volontären i projektet.

När ni har fyllt i all fakta under fliken ”Participants” är beloppet på det bidrag ni har rätt att få uträknat på fliken ”Budget”. Om det inte verkar stämma med vad ni förväntar er, gå tillbaks till ”Participants” och gör eventuella korrigeringar där.

Skapa ett formulär för slutrapporten

När ni har registrerat alla deltagare och projektet är slut, är det dags att skapa själva formuläret för den beskrivande delen av slutrapporten. På fliken ”Reports” klickar ni på knappen ”Generate Beneficiary Report” vilket skapar ett online-formulär där ni ska besvara ett antal frågor om hur ni har genomfört projektet. Det går bra att spara ett utkast och fortsätta senare. Ni måste fylla i alla obligatoriska textrutor innan ni kan skicka in slutrapporten. Observera att det inte går att skapa rapporten innan ni har lagt in åtminstone en mobilitet under fliken ”participants” kopplat till en aktivitet. Under rubriken ”Annexes” ska ni bifoga följande filer:

• Signerad deltagarlista med namn, födelsedatum och e-postadress. Mall för deltagarlista på engelska
• Aktivitetsschema för varje aktivitet. Aktivitetsschema (Exceldokument på engelska)
• Eventuella inskannade kvitton eller intyg för kostnader under budgetposterna ”Individual support”, ”Special needs support” och ”Exceptional costs”.

När det är klart, tryck på knappen ”Start Submission Process”. Här behöver ni ladda ner “Declaration of Honour” som ni ska fylla i, signera och bifoga. Tryck därefter på ”Next step”. Fortsätt trycka på ”Next step” eller ”Accept” tills ni kommer till rutan med knappen ”Submit Beneficiary Report”. När ni trycker på den skickas slutrapporten in till MUCF. Ingenting ska skickas per post.

Spara vissa kvitton

Till slutrapporten ska ni bara bifoga inskannade kvitton för kostnader under budgetposterna ”Individual support”, ”Special needs support” och ”Exceptional costs” som ni har fått bidrag för. Övriga budgetposter är baserade på schablonbelopp och de behöver ni inte styrka med kvitton i slutrapporten (men ni måste spara underlagen för en eventuell framtida stickprovskontroll eller revision).

Manual

I nuläget finns endast en manual på engelska till Mobility Tool+.

Manual

Om du har frågor om slutrapporteringen, skicka dem till esc@mucf.se.