Slutrapportering

För att slutrapportera ert projekt inom Europeiska solidaritetskåren ska ni använda ett online-verktyg som kallas Mobility Tool+. Här får ni information om hur ni går tillväga och vad som är viktigt att tänka på.

Tillgång till Mobility Tool+

När ert projekt blivit godkänt och ni har undertecknat och skickat in avtalet till Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor, MUCF, gör vi ert projekt tillgängligt i Mobility Tool+. Projektets kontaktperson får då ett e-postmeddelande om detta. Det är endast kontaktpersonen samt den som är juridiskt ansvarig för projektet som kan logga in i Mobility Tool+ första gången.

Logga in i Mobility Tool+

För att kunna logga in måste din e-postadress vara kopplad till ett användarkonto, EU-login, vilket du enkelt kan skapa om du inte har det. Om du är den person som också registrerade er organisations OID (eller tidigare PIC) har du redan ett EU-login och kan använda det för att logga in.

Registrera din organisation innan du ansöker

Logga in i Mobility Tool+ eller skapa ett EU-login

Första gången du är på den här webbsidan ska du välja ”External”. När du har loggat in första gången kan du själv ge flera personer tillgång till projektets konto i Mobility Tool+, ifall det till exempel är någon annan som ska hjälpa till att rapportera.

Om det inte fungerar att logga in i Mobility Tool+

Registrera information i Mobility Tool+

I Mobility Tool+ har en del data från er ansökan lagts in automatiskt, men andra uppgifter måste ni skriva in manuellt.

Under fliken ”Participants” lägger ni till de deltagare/volontärer som varit engagerade i ert projekt. Volontärer ska läggas in i Mobility Tool+ tre veckor innan aktiviteten startar, detta för att det ska finnas väl dokumenterat kontaktuppgifter och liknande vid händelse av en kris eller om MUCF behöver ta ut listor på samtliga volontärer.

För att få fram volontärerna för att koppla till aktuellt projekt behöver ni synka erbjudande och accept i PASS. Därefter är det möjligt att gå in på varje enskild deltagare och fylla i de uppgifter som är relevanta för den deltagaren och den aktivitet som deltagaren varit del i, ni ska även fylla i alla kostnader kopplade till den enskilda deltagaren eller volontären i projektet.

När ni har fyllt i all fakta under fliken ”Participants” är beloppet på det bidrag ni har rätt att få uträknat på fliken ”Budget”. Om det inte verkar stämma med vad ni förväntar er, gå tillbaks till ”Participants” och gör eventuella korrigeringar där.

Skapa ett formulär för slutrapporten

När ni har registrerat alla deltagare och projektet är slut är det dags att skapa själva formuläret för den beskrivande delen av slutrapporten. På fliken ”Reports” klickar ni på knappen ”Generate Beneficiary Report” vilket skapar ett online-formulär där ni ska besvara ett antal frågor om hur ni har genomfört projektet. Det går bra att spara ett utkast och fortsätta senare.

Ni måste fylla i alla obligatoriska textrutor innan ni kan skicka in slutrapporten. Observera att det inte går att skapa rapporten innan ni har lagt in åtminstone en mobilitet under fliken ”participants” kopplat till en aktivitet. Under rubriken ”Annexes” ska ni bifoga följande filer:

Signerad deltagarlista med namn, födelsedatum och e-postadress
Mall för deltagarlista på engelska
Aktivitetsschema för varje aktivitet
Eventuella inskannade kvitton eller intyg för kostnader under budgetposterna ”Exceptional costs” och ”Complementary Activities”

När det är klart, tryck på knappen ”Start Submission Process”. Här behöver ni ladda ner “Declaration of Honour” som ni ska fylla i, signera och bifoga. Tryck därefter på ”Next step”. Fortsätt trycka på ”Next step” eller ”Accept” tills ni kommer till rutan med knappen ”Submit Beneficiary Report”. När ni trycker på den skickas slutrapporten in till MUCF. Ingenting ska skickas per post.

Spara vissa kvitton

Till slutrapporten ska ni bara bifoga inskannade kvitton för kostnader under budgetposterna ”Exceptional costs” och ”Complementary Activities” som ni har fått bidrag för. Övriga budgetposter är baserade på schablonbelopp och de behöver ni inte styrka med kvitton i slutrapporten. OBS! Tänk på att ni måste spara underlagen inom projektet för en eventuell framtida stickprovskontroll eller revision.

Omprövning av beslut

Du kan begära att vi omprövar ett administrativt beslut om du bedömer att det påverkar er organisation negativt, till exempel sänkt budget, krav på återbetalning, ej godkända aktiviteter/deltagare eller andra justeringar vi gjort i en ansökan eller slutrapport. Begäran om omprövning skickas via mail till registrator@mucf.se. Skicka även en kopia till esc@mucf.se. Begäran ska innehålla uppgifter om vilket program det berörda projektet gäller, projektkod och projekttitel. Redogör även för vilket beslut du vill ha ändrat samt motivera varför och på vilket sätt du vill att det ska ändras. Eventuella bilagor som styrker de uppgifter du lämnar ska bifogas. Din begäran måste komma in inom den angivna tidsfristen, tidsfristen framgår vanligtvis av beslutet. I regel är det 30 dagar från det att ni tagit del av beslutet. För formellt avslag av en ansökan ska begäran om omprövning inkomma inom sju dagar. Den kvalitativa bedömningen av en projektansökan kan ej omprövas, det vill säga den poäng som en ansökan fått och hur den har bedömts gentemot andra ansökningar. Om du har fått avslag på din ansökan och har frågor är du välkommen att kontakta oss via mail esc@mucf.se.

Att tänka på i korthet

Declaration of Honour

Declaration of Honour (DoH) ska undertecknas av sökande organisations firmatecknare/legal representative. Signaturen i DoH får INTE vara inklistrad i dokumentet – förtyckt namn och signatur ska självfallet överensstämma.

Kostnader som ska redovisas med kvitton

Eventuella kostnader ni beviljats för ”Exceptional Costs” och ”Complementary Activities” ska alltid redovisas med kvittokopior på slutrapportsnivå. Bifoga en sammanställning över kostnaderna där de aktuella summorna anges i euro. Omräkning till euro av kostnader som uppkommit i andra valutor måste göras av stödmottagaren. Omräkning ska göras till den månatliga växelkurs som fastställts av EU-kommissionen och som är tillgänglig via deras webbplats den dag då projektbidraget överfördes av MUCF till stödmottagarens bankkonto. För att omvandla kostnadernas växelkurs till euro ska EU-kommissionens valutaomvandlare användas.

Exchange rate (InforEuro)

OBS! Var noga med att spara kvitton på de inköp som görs med projektets medel eftersom dessa kan komma att krävas in för redovisning vid en eventuell fördjupad kontroll eller revision av projektet.

PASS/Volontärdatabasen

Vid genomförande av volontärprojekt, tänk på att lägga in deltagarna/volontärerna i PASS så snart som möjligt (i ESC31: Solidaritetsprojekt ska de läggas in redan i ansökningsstadiet).

Bifoga underskriven deltagarlista

Signerad deltagarlista med namn, födelsedatum och e-postadress ska bifogas för varje aktivitet.
Mall för deltagarlista på engelska

Uppdatera sammanfattningen med projektets resultat

Sammanfattningen ska innehålla information om hur projektet gick och skrivs i slutrapportsformuläret under del 2, ”Project Summary”. Den ska vara skriven på engelska, vara i rätt tempus, och kort beskriva hur projektet genomförts utifrån områdena ”Objectives” (måluppfyllelse), ”Activities” (sammanfatta de aktiviteter ni genomfört) samt ”Impact” (vilken effekt och påverkan projektet haft).

Hör av er till MUCF vid ändringar

Oförutsedda händelser i projekt kan alltid inträffa (till exempel flytt av aktivitetsdatum, byte av volontärer etc.) men då är det viktigt att höra av sig till handläggare på MUCF och få eventuella ändringar i projektet godkända. Detta för att inte riskera att göra otillåtna ändringar som kan leda till att organisationen blir återbetalningsskyldig av projektmedel.

Dela

Dela denna artikel på Facebook, Twitter eller via e-post.

Slutrapportering

Att tänka på i korthet

Declaration of Honour

Kostnader som ska redovisas med kvitton

PASS/Volontärdatabasen

Bifoga underskriven deltagarlista

Uppdatera sammanfattningen med projektets resultat

Hör av er till MUCF vid ändringar

Dela

Kontakt

Länkar

Slutrapportering

Att tänka på i korthet

Declaration of Honour

Kostnader som ska redovisas med kvitton

PASS/Volontärdatabasen

Bifoga underskriven deltagarlista

Uppdatera sammanfattningen med projektets resultat

Hör av er till MUCF vid ändringar

Dela

Kontakt

Länkar

Nyhetsbrev