Slutrapportering

Film om slutrapportering

Tillgång till Mobility Tool

När ert projekt blivit godkänt och ni har undertecknat och skickat in avtalet till Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällsfrågor, MUCF, gör vi ert projekt tillgängligt i Mobility Tool. Projektets kontaktperson får då ett e-postmeddelande om detta.

Det är endast kontaktpersonen samt den som är juridiskt ansvarig för projektet som kan logga in i Mobility Tool första gången.

Logga in i Mobility Tool

För att kunna logga in måste din e-postadress vara kopplad till ett användarkonto, ECAS-konto, vilket du enkelt kan skapa om du inte har det. (Om du är den person som också registrerade er organisations PIC, Participant Identification Code, så har du redan ett ECAS-konto och kan använda det för att logga in. (Se artikeln Registrera din organisation innan du ansöker).

Logga in i Mobility Tool eller skapa ett ECAS-konto

Första gången du är på den här webbsidan ska du välja ”External”. När du har loggat in första gången kan du själv ge flera personer tillgång till projektets konto i Mobility Tool, ifall det till exempel är någon annan som ska hjälpa till att rapportera.

Om ni har problem med inloggningen läs mer i dokumentet Om det inte fungerar att logga in i Mobility Tool

Registrera information i Mobility Tool

I Mobility Tool har en del data från er ansökan lagts in automatiskt, men andra uppgifter måste ni skriva in manuellt. På fliken ”Mobilities” fyller ni i all information som har med deltagarna att göra. Där ska ni registrera samtliga deltagare i projektet som ni begär bidrag för. Det innebär att ni ska registrera både deltagare, ledare, eventuella experter och medföljande personer.

Ni kan registrera deltagarna antingen genom att ni fyller i deltagarnas uppgifter en i taget, eller genom att använda en excelfil (csv-fil) som ni sedan importerar alla deltagare ifrån på en gång. Om projektet har mer än 15 deltagare är det mycket tidsbesparande att använda importfunktionen. Följ instruktionerna i manualen för att göra detta.

Manual för Mobility Tool (på engelska)

Tänk på att ange ett och samma aktivitetsnummer (Activity No.) för alla deltagare inom en aktivitet. Har ni bara genomfört en aktivitet så ska alla deltagare ha aktivitetsnummer A1. Har ni gjort till exempel ytterligare ett ungdomsutbyte inom projektet så ska dessa deltagare ha aktivitetsnummer A2 och så vidare.

När ni har fyllt i all fakta under fliken ”Mobilities” är beloppet på det bidrag ni har rätt att få uträknat på fliken ”Budget”. Om det inte verkar stämma med vad ni förväntar er, gå tillbaks till Mobilities och gör eventuella korrigeringar där.

Skapa ett formulär för slutrapporten

När ni har registrerat alla deltagare och projektet är slut, är det dags att skapa själva formuläret för den beskrivande delen av slutrapporten. På fliken ”Reports” klickar ni på knappen ”Generate Beneficiary Report” vilket skapar ett online-formulär där ni ska besvara ett antal frågor om hur ni har genomfört projektet. Det går bra att spara ett utkast och fortsätta senare. Ni måste fylla i alla obligatoriska textrutor innan ni kan skicka in slutrapporten.

Under rubriken ”Annexes” ska ni bifoga följande filer:

• Signerad deltagarlista med namn, födelsedatum och e-postadress. Mall för deltagarlista på engelska
• Aktivitetsschema för varje aktivitet. Aktivitetsschema (Exceldokument på engelska)
• Eventuella inskannade kvitton eller intyg för kostnader under budgetposterna ”Individual support”, ”Special needs support” och ”Exceptional costs”.

När det är klart, tryck på knappen ”Start Submission Process”. Här behöver ni ladda ner “Declaration of Honour” som ni ska fylla i, signera och bifoga.

Tryck därefter på Next step. Fortsätt trycka på Next step eller Accept tills ni kommer till rutan med knappen ”Submit Beneficiary Report”.

När ni trycker på den skickas slutrapporten in till Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor. Ingenting ska skickas per post.

Spara vissa kvitton

Till slutrapporten ska ni bara bifoga inskannade kvitton för kostnader under budgetposterna ”Individual support”, ”Special needs support” och ”Exceptional costs” som ni har fått bidrag för. Övriga budgetposter är baserade på schablonbelopp och de behöver ni inte styrka med kvitton i slutrapporten (men ni måste spara underlagen för en eventuell framtida stickprovskontroll eller revision).

Manual

I nuläget finns endast en manual på engelska till Mobility Tool.

Manual

Om ni har frågor om slutrapporteringen kan ni skicka dem till erasmusplus@mucf.se.