Sända en volontär

Kommunala eller regionala verksamheter, ideella organisationer och sociala företag kan skicka iväg volontärer. Läs vad som krävs av er och hur ni gör för att bli en stödorganisation.

1. Ansök om Quality Label

Under rubriken Bli godkänd för att sända eller ta emot en volontär kan ni läsa om hur er organisation ansöker om en Quality Label. 

2. Hitta en organisation som tar emot volontärer

Här finns tre spår och alla förutsätter att ni har en beviljad Quality Label som stödorganisation:

Spår 1: Ni kan ansöka om bidrag från MUCF för att starta ett projekt nationellt eller internationellt inom vilket ni sänder volontärer.
Spår 2: Ni kan skicka volontärer till redan beviljade projekt i andra länder.
Spår 3: Ni kan vara en deltagande organisation i en ansökan som ska skickas in av en annan organisation till ett annat lands programkontor.

Om ni tillsammans med den volontär ni är stödorganisation för har hittat/ansökt om ett projekt som är beviljat, hjälper ni volontären att matcha med den aktuella organisationen i PASS.

3. Ansök om bidrag

Efter att er organisation har beviljats Quality Label kan ni ansöka om projektmedel inom Europeiska Solidaritetskåren. Under rubriken Ansökan inom Europeiska Solidaritetskåren kan ni läsa mer om hur organisationen ansöker och vad som kan vara bra att tänka på när ni skriver er ansökan. 

4. Vi fattar beslut

Gäller för spår 1 och 3 (punkt 2).

Beslut fattas cirka två månader efter sista ansökningsdag. I regel betalar vi ut 80 procent av bidraget när ni skrivit på och skickat tillbaka avtalet till MUCF. De resterande 20 procenten betalas ut när vi har godkänt er slutrapport (se punkt 7).

5. Förbered deltagaren

Det är viktigt att ni hjälper volontärerna att förbereda sig innan de åker iväg. Det innebär bland annat att:

Prata om kulturkrockar

Volontärerna kommer att bo i ett annat land och umgås med människor från en annan kultur. Diskutera hur volontärerna kan hantera detta och lägg därigenom grunden för ett interkulturellt lärande.

Ordna med praktiska frågor

Ni ska hjälpa till med att fixa visum och biljetter. Ni ska också ha kontakt med den mottagande organisationen och gå igenom arbetsuppgifter, boende- och matfrågor.

MUCF rekommenderar att stödorganisation och mottagande organisation upprättar ett avtal där det roller och ansvarsområden framgår. I detta avtal ska det också framgå hur stor del av budgeten som stödorganisationen ska ha. 

Se till att volontären är försäkrad

Alla volontärer måste vara försäkrade. Försäkringen betalas av EU-kommissionen. Den mottagande och den sändande organisationen bestämmer tillsammans vem som ansvarar för att registrera volontären hos Cigna International Health Benefits. Detta ska göras senast två veckor innan volontärer ska anlända till projektet. Försäkringen gäller under hela den tid volontärprojektet pågår till och med två månader efter avslutad aktivitet. Resan till och från värdlandet och resor inom landet som hör till projektet är också inkluderade. Däremot ingår inte privata resor i försäkringen.

Försäkring genom CIGNA är ett komplement till det blå EU-kortet för hälsa som alla EU/EES-medborgare kan skicka efter innan volontärperioden påbörjas. I de fall en volontär inte har rätt till EU-hälsokortet ska ett intyg från hälsomyndigheten i volontärens land skickas till Cigna.

Cigna täcker alla kostnader om volontären kommer från länder som inte är anslutna till det blå EU-kortet. 

Vad gäller nationella volontärer ingår inte försäkringen genom CIGNA, vilket innebär att mottagande organisationen behöver se till att volontären är eller kommer bli försäkrad under volontärperioden. Ansökaren kan ansöka om medel till försäkring under exceptional costs.

Volontären kommer åt sina egna sidor på Cigna Health Benefits

Håll en förberedelseträff

Den förberedande träffen ska hållas innan avresa. Träffen bör anpassas till volontärens behov, projektets utformning och landet som volontären ska åka till. Alla förberedelseträffar ska dock se till att volontärerna:

  • känner till Europeiska Solidaritetskåren
  • känner till de olika parterna inom Europeiska Solidaritetskåren och vilka roller de har: sändande, mottagande och samordnande organisationer, handledare, det nationella kontoret, SALTO och EU-kommissionen
  • har diskuterat informations-kit som finns under rubriken Villkor, avtal och kontrakt för Europeiska Solidaritetskåren
  • har diskuterat motivation, förväntningar och sådant de är oroliga för, samt ha reflekterat över sina mål, inklusive mål för lärande
  • har fått praktisk och konkret information om visum, uppehållstillstånd, deras juridiska status som deltagare inom Europeiska Solidaritetskåren, försäkring, fickpengar/flyttbidrag och volontäravtal/kontrakt
  • förstå vad interkulturellt lärande innebär och vara medvetna om den pågående lärandeprocessen
  • ha fått viss information om krishantering
  • förstå att det är både viktigt och användbart att få intyget Youthpass. Om Youthpass på EU:s webbplats

Informera deltagaren om kurser

De nationella kontoren för Europeiska Solidaritetskåren anordnar en ankomstkurs, mitterminskurs och i vissa fall en uppföljande kurs för deltagare i projekt inom volontär- och jobb/praktikdelen inom Europeiska Solidaritetskåren. Både nationella och internationella volontärer bjuds in att delta på dessa kurser. MUCF ersätter 100 procent av resekostnaderna. Det är den mottagande organisationens skyldighet att lägga ut pengar för sina volontärer och sedan begära ersättning för samtliga reseutlägg på en reseblankett till MUCF. Observera att det är det billigaste färdsättet om ska bokas och att taxi inte ingår.

Det är obligatoriskt för volontärerna att medverka. Det är den mottagande organisationens skyldighet att se till att deras volontärer deltar som del av sin aktivitet.

Ankomstkurs

Alla volontärer blir inbjudna till en ankomstkurs i det land där de ska göra utföra sin aktivitet. På kursen, som är obligatorisk, får volontärerna information om landet, diskutera förväntningar och får veta om sina rättigheter och skyldigheter under aktivitetsperioden. Volontärerna ges också möjlighet att nätverka och lära känna andra volontärer i andra delar av Sverige. 

Observera att det endast är långtidsvolontärer (volontärer vars aktiviteter pågår mellan 2 och 12 månader) som har rätt att delta i ankomstkursen arrangerade av MUCF. För korttidsvolontärer (vart aktiviteter pågår mindre än 2 månader) har den mottagande organisationen skyldighet att anordna en ankomstkurs enligt instruktioner som framgår i programguiden.

Mitterminskurs

Volontärer som ska vara borta i minst sex månader bjuds också in till en kurs när ungefär halva tiden har gått. På kursen följer man upp det som diskuterades på ankomstkursen. Volontärerna får också träffa andra volontärer och prata om sina erfarenheter med dem och med handläggare från det nationella kontoret.

Uppföljande kurs

MUCF bjuder in svenska volontärer till en uppföljande kurs efter att volontären har återvänt till Sverige. 

Språkkurser

Volontärer inom Europeiska Solidaritetskåren som deltar i mer än två månader ska testa sina språkkunskaper. De volontärer som vill eller behöver kan också gå en språkkurs.

Läs mer om språktest och kurser

6. Ha kontakt med volontären

Ni ska ha regelbunden kontakt med volontären under hens vistelse hos den mottagande organisationen.

7. Skicka in en slutrapport

Den organisation som samordnar projektet (och som alltså har skickat in ansökan) ansvarar för att skriva och skicka in en slutrapport till MUCF. Det ska ske senast 2 månader efter att projektet har avslutats. De resterande 20 procenten av bidraget betalas ut när vi har godkänt slutrapporten.

8. Sprid erfarenheter

När volontären har kommit tillbaka är det bra om ni hjälper till så att hen kan sprida sina erfarenheter till andra. Det kan vara i form av seminarium, temakväll eller besök i skolor.

Europeiska Solidaritetskåren logotyp