Att ta emot en volontär

Kommunala eller regionala verksamheter, organisationer, sociala företag och församlingar kan ta emot volontärer. Läs vad som krävs av er som mottagande organisation.

1. Gör en intresseanmälan

Fyll i en intresseanmälan via on-lineformuläret för att bli en godkänd mottagande organisation. En godkänd intresseanmälan gäller som längst under hela programperioden, för Erasmus+ till och med 2020. Under den tiden kan ni ansöka om att göra flera projekt inom Europeisk volontärtjänst, EVS, utan att behöva göra en ny intresseanmälan för varje projekt. 

I artikeln Bli godkänd för att sända eller ta emot en volontär finns mer information om hur man gör en intresseanmälan och vad ni bör ta upp i beskrivningen av ert arbete.

2. Hitta en volontär

När Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor har godkänt er intresseanmälan är det dags att hitta en volontär. Ni behöver gå in i den europeiska databasen för godkända EVS-organisationer och uppdatera era kontaktuppgifter och lägga upp er volontärplats i Databasen Volunteering Opportunities. Många ungdomar som vill bli volontär kan se ert projekt i databasen och kontakta er. Intresset brukar vara stort så var beredda på att det kan vara många ungdomar som hör av sig. Det är er uppgift att välja ut den volontär som kan passa er.

Databasen för godkända EVS-organisationer

Databasen Volunteering Opportunities

Användarguide för EVS-databaser

3. Ansök om bidrag

När ni har hittat en eller flera volontärer ska en ansökan fyllas i. Den mottagande och den sändande organisationen måste komma överens om vem som ska samordna projektet och därmed skriva och skicka in en ansökan. Tänk på att beskriva organisationens aktiviteter tydligt. Våra bedömningar grundas på vad som står i själva ansökan. Ansökan skickas till det nationella kontoret för Erasmus+ Ung och Aktiv i den samordnande organisationens land. I Sverige är det Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor. Ni kan ansöka om att sända och ta emot volontärer i samma ansökan.

Ansökan inom Erasmus+ (det här behöver du göra för att ansöka).

4. Vi fattar beslut

Ni får beslut cirka två månader efter sista ansökningsdag. Vi betalar ut 80 procent av bidraget när ni skrivit på och skickat tillbaka avtal om volontärtjänsten till Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor. De resterande 20 procenten betalas ut när vi har godkänt er slutrapport (se punkt 8).

5. Förbered er

Innan volontären kommer till er behöver ni se till att det praktiska kommer att fungera. Planera gärna tillsammans med volontären om det är möjligt.

Se till att volontären är försäkrad

Alla volontärer måste vara försäkrade. Försäkringen betalas av EU-kommissionen. Den mottagande och den sändande organisationen bestämmer tillsammans vem som ansvarar för att registrera volontären hos MSH International.

Ordna med bostad och mat

Se till så att volontären får bostad och mat under projekttiden.

Planera arbetsuppgifter

Projekten ska vara på heltid (30-38 timmar i veckan inklusive språkundervisning).

Se till att volontären kan resa lokalt

Volontären ska ha rimliga möjligheter att resa mellan bostaden och projektverksamheten och lokalt. Ni kan till exempel erbjuda cykel eller busskort.

Ge fickpengar till volontären

Fickpengarna ingår i bidraget och ska gå direkt till volontären, antingen kontant eller genom ett bankkonto.

Planera språkundervisning

Volontärer som deltar i volontärtjänst i mer än två månader ska testa sina språkkunskaper. De volontärer som vill eller behöver kan också gå en språkkurs. Ni ansvarar för att erbjuda språkträning i landets språk i någon form. Den ska börja så snart som möjligt för att underlätta volontärens integration i det lokala samhället. Den bör pågå så länge som volontären tycker sig ha behov av den.

Språktest och kurser

Planera för och informera volontären om andra kurser

De nationella kontoren för Erasmus+ Ung och Aktiv anordnar en ankomstkurs, mitterminskurs och i vissa fall en uppföljande kurs för volontärer. Alla kurser är gratis. Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor ersätter 50 % av de resekostnader som överstiger 600 kronor.

Ankomstkurs

Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor bjuder in volontärer till en ankomstkurs när minst 5 volontärer kommer till Sverige under samma period. Om ni ska ta emot volontärer som har fått sitt projekt godkänt i ett annat land än Sverige är det bra att ni meddelar oss det så snabbt som möjligt. Annars kan det ta tid innan vi får den informationen och kan bjuda in de volontärerna. På kursen, som är obligatorisk, får volontären information om Sverige, diskutera förväntningar och får insikt om sina rättigheter och skyldigheter under volontärperioden.

Mitterminskurs

De volontärer som ska vara hos er i minst sex månader kommer också att bjudas in till en kurs när halva tiden har gått. På kursen följer man upp det som diskuterades på ankomstkursen. Volontärerna får också träffa andra volontärer och prata om sina erfarenheter med dem och med handläggare från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor.

Uppföljande kurs

EVS-kurser i Sverige - datum, program och material

6. Ge volontären stöd

Under projektet ska volontären ha en handledare som han eller hon träffar regelbundet och som ansvarar för volontärens lärandeprocess. Volontären ska kunna få handledning på jobbet och det ska finnas en annan person (mentor) som ger socialt stöd.

7. Ge volontären ett intyg

Ni ger volontären en alternativ utbildningsmöjlighet och ni ska tillsammans med volontären göra en plan för lärandet som sedan följs upp regelbundet. Ni ska sedan göra ett Youthpass som intygar volontärens kunskaper och färdigheter under projektet. Volontären ska få sitt Youthpass i slutet av volontärperioden.

Om Youthpass på EU:s webbplats

8. Skicka in en slutrapport

Den organisation som samordnar projektet (och som alltså har skickat in ansökan) ansvarar för att skriva och skicka in en slutrapport till Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor. Det ska ske senast 2 månader efter att projektet har avslutats. De resterande 20 procenten av bidraget betalas ut när vi har godkänt slutrapporten.

Erasmus+ logotyp