Att skicka iväg en volontär

Kommunala eller regionala verksamheter, ideella organisationer och sociala företag kan skicka iväg volontärer. Läs vad som krävs av er och hur ni gör för att bli en sändande organisation.

1. Gör en intresseanmälan

Fyll i en intresseanmälan via on-lineformuläret för att bli en godkänd sändande organisation. En godkänd intresseanmälan gäller som längst under hela programperioden, för Erasmus+ till och med 2020. Under den tiden kan ni ansöka om att göra flera projekt inom Europeisk volontärtjänst, EVS, utan att behöva göra en ny intresseanmälan för varje projekt.  I artikeln Bli godkänd för att sända eller ta emot en volontär finns mer information om hur ni gör anmälan och vad ni bör ta upp i beskrivningen av ert arbete.

2. Hitta en organisation som tar emot volontärer

När Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor har godkänt er intresseanmälan ska ni hjälpa era volontärer att leta efter och kontakta mottagande organisationer i den europeiska databasen för godkända EVS-organisationer och bland öppna volontärplatser i databasen Volunteering Opportunities. Man måste ofta kontakta många organisationer eftersom en del projekt kan vara upptagna utan att det syns i databasen. Ni kan också leta i databasen Otlas där EVS-organisationer runtom i Europa annonserar aktuella projekt och volontärplatser. Ni kan även delta i kontaktmöten för att hitta mottagande organisationer (kontakta oss om du vill veta mer).

Databasen för godkända EVS-organisationer

Databasen Volunteering Opportunities 

Hitta en partnergrupp i databasen Otlas

Användarguide för EVS-databaser

3. Ansök om bidrag

När ni har hittat en mottagande organisation ska en ansökan fyllas i. Den sändande och den mottagande organisationen måste komma överens om vem som ska samordna projektet och därmed skriva och skicka in en ansökan. Tänk på att beskriva organisationens aktiviteter tydligt. Våra bedömningar grundas på vad som står i själva ansökan. Ansökan skickas till det nationella kontoret för Erasmus+ Ung och Aktiv i den samordnande organisationens land. I Sverige är det Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor. Ni kan ansöka om att sända och ta emot volontärer i samma ansökan.

Ansökan inom Erasmus+ (det här behöver du göra för att ansöka).

4. Vi fattar beslut

Ni får beslut cirka två månader efter sista ansökningsdag. Vi betalar ut 80 procent av bidraget när ni skrivit på och skickat tillbaka avtal om volontärtjänsten till Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor. De resterande 20 procenten betalas ut när vi har godkänt er slutrapport (se punkt 7).

5. Förbered volontären

Det är viktigt att ni hjälper volontärerna att förbereda sig innan de åker iväg. Det innebär bland annat att:

Samtala om kulturkrockar

Volontärerna kommer att bo i ett annat land och umgås med människor från en annan kultur. Diskutera hur volontärerna kan hantera detta och lägg därigenom grunden för ett interkulturellt lärande.

Ordna med praktiska frågor

Ni ska hjälpa till med att fixa visum och biljetter. Ni ska också ha kontakt med den mottagande organisationen och gå igenom arbetsuppgifter, boende- och matfrågor.

Se till att volontären är försäkrad

Alla volontärer måste vara försäkrade. Försäkringen betalas av EU-kommissionen. Den mottagande och den sändande organisationen bestämmer tillsammans vem som ansvarar för att registrera volontären hos Cigna. Läs mer om försäkringen i artikeln Försäkring inom Europeisk volontärtjänst.

Håll en förberedande kurs

Kursen bör anpassas till volontärens behov, projektets utformning och landet de ska åka till. Alla förberedande kurser ska dock se till att volontärerna:

  • känner till Europeisk Volontärtjänst och hur det hör ihop med programmet Erasmus+ Ung och Aktiv
  • känner till de olika parterna i EVS-processen och vilka roller de har, det vill säga sändande, mottagande och samordnande organisationer, handledare, det nationella kontoret, SALTO och EU-kommissionen
  • känner till broschyren What to expect from EVS
  • har diskuterat motivation, förväntningar och sådant de är oroliga för, samt ha reflekterat över sina mål, inklusive mål för lärande
  • har fått praktisk och konkret information om visum, uppehållstillstånd, deras juridiska status som volontär, försäkring, fickpengar och EVS-avtal
  • förstå vad interkulturellt lärande innebär och vara medvetna om den pågående lärandeprocessen
  • ha fått viss information om krishantering
  • förstå att det är både viktigt och användbart att få intyget Youthpass. Om Youthpass på EU:s webbplats

Varje volontär får ett info-kit innan de åker. Under den förberedande kursen bör ni gå igenom info-kitet med volontären och diskutera och förklara de olika delarna. Den förberedande kursen bör äga rum minst en månad innan volontärens resa.

Informera volontären om andra kurser

De nationella kontoren för Erasmus+ Ung och Aktiv anordnar en ankomstkurs, mitterminskurs och i vissa fall en uppföljande kurs för volontärerna. Alla kurser är gratis.

Ankomstkurs

Alla volontärer blir inbjudna till en ankomstkurs i det land där de ska göra sin volontärtjänst. På kursen, som är obligatorisk, får volontären information om landet, diskutera förväntningar och får veta om sina rättigheter och skyldigheter under volontärperioden.

Mitterminskurs

Volontärer som ska vara borta i minst sex månader bjuds också in till en kurs när halva tiden har gått. På kursen följer man upp det som diskuterades på ankomstkursen. Volontärerna får också träffa andra volontärer och prata om sina erfarenheter med dem och med handläggare från det nationella kontoret.

Uppföljande kurs

Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor bjuder in svenska volontärer till en uppföljande kurs efter att volontärtjänsten har avslutats. De som ska göra volontärtjänst i sydöstra Europa och i östra Europa och Kaukasus deltar också på volontärkurser men då ansvarar resurscentren Salto.

Kurser för volontärer som gör projekt i sydöstra Europa

Språkkurser

Volontärer som deltar i volontärtjänst i mer än två månader ska testa sina språkkunskaper. De volontärer som vill eller behöver kan också gå en språkkurs.

Språktest och kurser

6. Ha kontakt med volontären

Ni ska ha regelbunden kontakt med volontären under volontärens vistelse hos den mottagande organisationen.

7. Skicka in en slutrapport

Den organisation som samordnar projektet (och som alltså har skickat in ansökan) ansvarar för att skriva och skicka in en slutrapport till Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor. Det ska ske senast 2 månader efter att projektet har avslutats. De resterande 20 procenten av bidraget betalas ut när vi har godkänt slutrapporten.

8. Sprid erfarenheter

När volontären kommit tillbaka är det bra om ni hjälper till så att han eller hon kan sprida sina erfarenheter till andra. Det kan vara i form av seminarium, temakväll eller besök i skolor.

Erasmus+ logotyp